Yevmiye defteri ve büyük defter: aynı kaydın iki dizilişi

Necla Hanım'ın iki defteri

Necla Hanım'ın kuaför salonu limited şirket; iki çalışanı var. Tezgâhta iki şey durur. Biri randevu defteri: gün gün, saat saat kim geldi, ne yaptırdı. Öbürü müşteri kartları kutusu: her müşterinin kartında o müşterinin bütün ziyaretleri, boya numarası, ödediği.

Aynı ziyaret iki yerde yazılı ama iki ayrı soruya cevap veriyor. Randevu defteri "salı günü ne oldu?" sorusunu, müşteri kartı "bu müşteri bu yıl kaç kez geldi?" sorusunu cevaplar.

Muhasebenin iki ana defteri de böyle çalışır. Yevmiye defteri randevu defteridir, büyük defter (kanundaki adıyla defteri kebir) müşteri kartlarıdır.

Kim tutar?

Bilanço esasına göre defter tutanlar yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tutar (Vergi Usul Kanunu md. 182). Türk Ticaret Kanunu da tacirin ticari defter tutma yükümlülüğünü düzenler (TTK md. 64). Birçok işletmede yevmiye ve büyük defter bugün e-Defter olarak elektronik ortamda tutulur; e-Defter'e geçme zorunluluğu ciro gibi şartlara bağlıdır, senin durumunu müşavirin bilir. Kâğıt defterin noter onayını ve e-Defter farkını Müşavire yıl sonu dosyası dersinde anlattık.

Üçüncü defter olan envanter defteri, yıl sonunda sayılan malın, kasanın, alacakların ve borçların listesidir. Bu derste ona girmiyoruz; yıl sonu sayımını Aralıkta sayım dersinde gördün. Burada gündelik kayıtların yaşadığı iki deftere bakıyoruz.

İşletme defteri tutuyorsan bu iki defterin yerine tek bir işletme defterin vardır (İşletme hesabı özeti); basit usuldeysen kanuni defter tutmazsın.

Yevmiye: tarih sırasıyla, madde madde

Kanun yevmiye defterini, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin tarih sırasıyla ve madde hâlinde yazıldığı defter olarak tanımlar (VUK md. 183). Her madde bir işlemdir: numarası, tarihi, açıklaması, dayandığı belge ve borç-alacak satırları vardır.

Necla Hanım'ın Ekim'in ilk haftasından dört madde (örnek rakamlar):

Her maddede borç ve alacak eşit. Yevmiyeyi baştan sona okuyan, salonun Ekim'in ilk haftasını gün gün izler: alacak tahsil edildi, maaşlar ödendi, tedarikçi kapandı, kasadaki fazla para bankaya gitti.

Büyük defter: hesap hesap

Büyük defter, yevmiyeye geçirilmiş kayıtları alıp her hesabın kendi sayfasına dağıtır. Yeni bilgi eklemez; aynı kayıtları başka bir sırayla dizer. Sayfa çoğu zaman bir T harfi gibi çizilir: solda borç, sağda alacak. Buna T hesap denir.

1 Ekim'de bankada 100.000 lira varmış. Necla Hanım'ın 102 Bankalar sayfası:

Bakiye: 125.000 − 100.000 = 25.000 lira, borç bakiyesi. Yani bankada 25.000 lira olmalı. 6 Ekim akşamı banka ekstresinde de 25.000 yazıyorsa kayıtlar tutuyor demektir.

Muavin: kartın içindeki kartlar

120 Alıcılar tek bir hesap ama altında onlarca müşteri olabilir. Her müşterinin hareketini ayrı gösteren döküme uygulamada muavin (yardımcı defter) ya da hesap dökümü denir. "Bu müşterinin bize borcu ne kadar?" sorusunun cevabı buradadır. Müşteriyle mutabakat, yani bakiyeyi karşılıklı doğrulama yaparken gönderilen hesap özeti de buradan çıkar.

Senin için ne anlamı var?

Defterleri müşavirin tutar. Ama iki defterin farkını bilirsen doğru dökümü istersin:

• "Geçen ay ne oldu?" diye merak ediyorsan yevmiye dökümünü iste; işlemler tarih sırasıyla gelir.
• "Bankada neden bu kadar var?" ya da "Bu tedarikçiye borcum ne?" diye soruyorsan ilgili hesabın büyük defter ya da muavin dökümünü iste.

İki dökümde de her satır bir belgeye dayanır. Tanımadığın bir satır görürsen belgesini sor; her kaydın arkasında bir fatura, dekont ya da bordro olmalı (Fatura, fiş ve belge). Kanun kayıtların ne kadar gecikebileceğine de sınır koyar (VUK md. 219): genel kural 10 gün; muhasebe fişiyle çalışan bürolarda fişteki kayıt en geç 45 gün içinde deftere geçer. Belgelerin ay sonunda toplu olarak müşavire gitmesi yaygındır; bu sürelerin içinde kalmak için teslim gününü müşavirinle birlikte belirle. Asıl sorun, belgenin o ayın beyannamesi hazırlandıktan sonra gelmesidir.

Necla Hanım bu ayrımı öğrendikten sonra müşavirinden her ay tek bir şey istiyor: "Banka muavinini gönderir misiniz?" Ekstreyle yan yana koyuyor, beş dakikada bitiyor.

Bir cümlede

Yevmiye defteri işlemleri tarih sırasıyla, büyük defter aynı kayıtları hesap hesap gösterir; birincisi "ne oldu?", ikincisi "bu hesapta ne var?" sorusunun cevabıdır.