Müşavire yıl sonu dosyası: cari mutabakat, batık alacak, demirbaş listesi

Mobilyacı Hasan Abi'nin "Ocak'ta konuşuruz"u

Hasan Abi'nin atölyesinde masa, dolap, mutfak tezgâhı yapılıyor. Müşterilerinin çoğu iç mimar ve müteahhit; işin yarısı vadeli. Müşaviri her Aralık aynı soruları sorar: "Kimden ne alacağın var? Batan alacak var mı? Bu yıl makine aldın mı, sattın mı?" Hasan Abi her yıl aynı cevabı verir: "Ocak'ta konuşuruz."

Ocak geldiğinde de sorular kâğıt üzerinde değil, telefonda cevaplanır; yarısı hatırlanır, yarısı unutulur. Bayram öncesi ev temizliğinde dolap dolap gidip neyin kalacağına, neyin atılacağına karar verilir. Yıl sonu dosyası da öyledir: alacak, borç ve demirbaş, her biri ayrı bir dolap.

1. Cari mutabakat: aynı rakamı iki taraf da görüyor mu?

Cari hesap, yani veresiye defteri, iki taraflıdır. Senin kaydında müşteriden 48.000 TL alacak görünüyorsa onun kaydında da sana 48.000 TL borç görünmelidir. Yıl sonunda bu iki rakamı karşılaştırmaya cari mutabakat denir.

Nasıl yapılır:

1. En çok iş yaptığın müşteri ve tedarikçileri listele.
2. Her birine yazılı bir mesaj gönder: "31.12.2026 itibarıyla kayıtlarımızda size ait 48.000 TL alacak görünüyor. Sizde de öyle mi?"
3. Cevapları sakla. Fark çıkarsa nedenini bul: genelde unutulan bir fatura, işlenmemiş bir iade ya da yolda kalmış bir ödemedir.

Mutabakat mektubunun örneği Cari mutabakat nasıl yapılır? yazısında. Mesajları Ocak'ın ilk haftasında gönderirsen cevaplar müşavir defteri kapatmadan gelir.

2. Tahsil edilemeyen alacak: Aralık'ta söyle

Bazı alacaklar gelmez. Vergi Usul Kanunu'ndaki iki yolu, şüpheli alacak (md. 323) ve değersiz alacak (md. 322), Veresiye ve ödemeler dersinde anlattık. Yıl sonunda bilmen gereken üç şey var.

• Karşılık, dava ya da icranın başladığı yılın kapanışında ayrılır. Şüpheli alacak için ayrılan karşılık, alacağı o yılın gideri yapar. Gelir İdaresi, o yıl ayrılmayan karşılığın sonraki yıllarda ayrılmasını kabul etmiyor (Danıştay'ın aksi yönde kararı da var). Bu yüzden bu yıl dava ya da icraya verdiğin alacakların listesi müşavirine Aralık'ta gitsin.
• Dava açmaya değmeyecek tutarlar için 2026 sınırı 25.000 TL. Bu tutarın altındaki alacak, birden fazla yazılı istekle ya da protestoyla istendiği hâlde ödenmediyse şüpheli alacak sayılabilir (VUK md. 323; 588 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği). Yazının karşı tarafa ulaştığı gün belgelenebilmeli: iadeli taahhütlü mektup, kargo ya da KEP (kayıtlı elektronik posta) gibi. Gelir İdaresi e-posta, SMS ve WhatsApp mesajını yeterli kanıt saymıyor.
• Bu yol bilanço esasına göre defter tutanlar içindir. İşletme defteri tutuyorsan karşılık ayrılmaz; ödenmeyen alacaklarının listesini yine de müşavirine ver.

Hasan Abi'nin iki alacağı vardı: bir müteahhitten 120.000 TL, avukatı icraya vermişti. Bir müşteriden 18.000 TL, farklı günlerde iki kez iadeli taahhütlü mektupla istemiş, ödenmemişti. İkisini de belgeleriyle müşavirine verdi; hangisine karşılık ayrılacağına müşavir karar verdi.

3. Demirbaş listesi: ne aldın, ne sattın, ne attın?

Demirbaş, işte birden fazla yıl kullandığın şeydir: tezgâh, makine, bilgisayar, araç. Satmak için aldığın maldan farkı burada.

• 2026'da tanesi 12.000 TL'yi aşmayan demirbaş doğrudan gider yazılabilir (VUK md. 313; 588 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği). KDV mükellefiysen bu sınıra KDV hariç fiyatla bakılır.
• Bu tutarı aşan demirbaş bir anda değil, yıllara bölünerek gider olur. Buna amortisman denir. Hangi şeyin kaç yılda gidere döneceğini Maliye'nin listesi belirler (333 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ve sonraki değişiklikleri); hesabı müşavirin yapar.

Hasan Abi'nin 2026 yılı şöyle geçti: 60.000 TL'ye bir zımpara makinesi aldı, 9.000 TL'ye bir matkap aldı, eski şerit testereyi 5.000 TL'ye sattı, kırılan bir çalışma tezgâhını attı.

Demirbaş listende altı sütun yeter: ne, ne zaman alındı, kaç TL, fatura numarası, nerede duruyor, durumu (kullanımda, satıldı, atıldı). Satılan ya da atılan şey listeden silinmez, durumu değişir.

Bir not: bilanço esasında son yıllarda sık duyduğun enflasyon düzeltmesi, vergi açısından 2025, 2026 ve 2027 hesap dönemlerinde, geçici vergi dönemleri dahil, yapılmayacak (VUK geçici md. 37; 7571 sayılı Kanun, Resmî Gazete 25.12.2025, sayı 33118). Tek istisna, yalnız işlenmiş altın ve gümüş alım satımı ve imaliyle uğraşanlar; kuyumcuysan müşavirine sor.

4. Şirketsen: defter onayı Aralık'ın son işi

Kâğıt üzerinde tutulan defterlerde iki yol var. Yeni defter açılacaksa (envanter defteri gibi) açılış onayı, kullanılacağı yıldan önceki ayda notere yaptırılır; 2027 için son gün 31 Aralık 2026. Eski defterin boş sayfası yetiyorsa envanter defteri ve karar defteri (anonimde yönetim kurulu, limitedde müdürler kurulu karar defteri) yeni yılın ilk ayında notere ara onaya götürülür; 31 Ocak 2027 pazar olduğu için bunu son haftaya bırakma. Bilanço esasında defter tutan şahıs işletmesi için de envanter defterinde aynı kural geçerli. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise boş sayfası yettiği sürece her yıl yeniden onaylatılmadan kullanılabilir (Türk Ticaret Kanunu md. 64). e-Defter'deki yevmiye ve büyük defter için notere gidilmez. Defter-Beyan Sistemi'nde tutulan defterlerin onayı da sistem üzerinden yapılır. Hangi defterinin notere gideceğini müşavirine Aralık başında sor.

Hasan Abi'nin dosyası

Bu yıl Hasan Abi Ocak'ı beklemedi. 20 Aralık'ta müşavirine tek bir dosya gönderdi: icradaki ve ödenmeyen alacakların listesi, demirbaş listesi, sattığı testerenin faturası. 4 Ocak'ta da on iki müşteri ve tedarikçiye mutabakat mesajı attı. Biri "bizde 6.000 TL eksik görünüyor" diye döndü; eksik çıkan, Kasım'da kesilen bir iade faturasıydı. Telefonda yarım saat süren yıl sonu konuşması bu kez on dakika sürdü.