İşletme hesabı ve POS açmak

Tamirci Mehmet Usta'nın kasası

Mehmet Usta küçük bir oto tamirhanesi açtı. İlk ay müşterilerin yarısı kartla ödeme yapmak istedi. Elinde POS yoktu. İki kişiyi geri çevirdi, birine "havale yapın" dedi. Ay sonunda elindeki para, kişisel hesabı, tezgâh çekmecesi ve cebi arasında dağılmıştı. Hangi para işin, hangisi kendisinin, bilemedi.

Bu derste iki şeyi çözüyoruz: işletmeye ayrı hesap ve kartla satış için POS.

1. İşletmeye ayrı hesap neden?

Kasa, banka ve cebindeki para dersinde "üç ayrı cep" fikrini görmüştün. İşletme hesabı bunun bankadaki ayağı.

Şahıs işletmesinde işletme ile sen hukuken aynı kişisin. Yine de ayrı bir hesap açmanın faydası büyük:

• İşin paralarını kişisel alışverişten ayırırsın.
• Ay sonunda mali müşavirine ekstreyi göndermek kolaylaşır.
• Hangi para kâr, hangi para kira, hangi para vergi payı, görürsün.

Ayrı hesap açmak çoğu zaman zorunlu değildir; yine de çok tavsiye edilir. Bankalar bu hesap için senden vergi levhası ya da işe başlama belgelerini isteyebilir; hangisini istediğini bankana sor. İşe başlama bildirimi ve levhası hazırsa iş kolaydır: önce İşe başlama, sonra Vergi levhası.

2. POS nedir?

POS, kartla ödeme almana yarayan cihaz ya da sistemdir. Müşteri kartını okutur; para bankaya, oradan senin hesabına geçer. Bankalar senden komisyon keser. Komisyonu ve para hesabına kaç günde geçecek, bankaya göre değişir; birkaç bankadan teklif al.

POS, bankayla yapılan bir üye işyeri anlaşmasıdır. Banka seni "bu işletme gerçekten var" diye kayda alır. Bankalar genellikle işletmenin vergi kaydına dair belge ister; hangisini istediğini bankana sor. Bu yüzden işe başlama bildirimini ve levhanı önce halletmek işini kolaylaştırır.

3. Yazar kasa (ÖKC) ile POS aynı mı?

Karıştırılan iki cihaz var:

• ÖKC (ödeme kaydedici cihaz, yani yazar kasa): Satışı kaydeden ve fiş ya da fatura benzeri belge veren cihaz. Gelir İdaresi'nin (GİB) takip ettiği bir cihazdır.
• POS: Kartla ödemeyi alan cihaz.

Bu ikisini ayrı düşünebilirsin, ama devlet onları bağlı görüyor. 2017'deki düzenlemeyle (VUK Genel Tebliği Sıra No 483) yazar kasa kullanmak zorunda olan işletmeler, kartla ödemeyi yeni nesil yazar kasaya (YN ÖKC) bağlı ya da onunla bütünleşik bir POS ile almak zorunda. Yeni nesil cihaz, bilgisayar tabanlıdır, internet üzerinden güvenli iletişim kurar ve satış bilgilerini elektronik ortamda iletir. Bazı yeni nesil cihazlar zaten hem yazar kasa hem POS olarak çalışır.

Mantık şu: kart ödemesinin geçtiği tutar ile kasaya girilen satış tutarı birbirini tutmalı. Böylece satışı kayıt dışı bırakmak zorlaşıyor. Kayıtlı çalışan biri için bu bir yük değil, düzen demek.

Ben ÖKC kullanmak zorunda mıyım?

Bu, esas olarak yaptığın işin türüne bağlı. ÖKC zorunluluğu 3100 sayılı Kanun ve ilgili tebliğlerle düzenlenir. Perakende satış yapan işletmelerin çoğu kapsamdadır; bazı hizmet işleri ve meslek grupları ise kapsam dışında ya da farklı kurala bağlıdır. Eski cihazdan yeni nesil cihaza geçiş tarihleri de 2016-2018 arasında ciroya göre kademeli belirlenmişti.

Kapsamda olup olmadığın, hangi cihazın uygun olduğu ve işe başladıktan sonra cihazı ne kadar sürede devreye alman gerektiği işine göre değiştiği için burada gün yazmıyoruz. Vergi dairesinden ya da mali müşavirinden öğren. Aksi halde sonradan ceza ya da cihaz masrafıyla karşılaşabilirsin. Hangi belgelerin kesileceği (fiş, e-arşiv fatura) için E-fatura ve e-arşiv farkı yazısı da yardımcı olur.

4. Banka ile konuşurken sor

Mehmet Usta bankaya şu soruları sordu; sen de sorabilirsin:

1. İşletme hesabı için hangi belgeleri istiyorsunuz?
2. POS komisyon oranı ne kadar, para kaç günde hesabıma geçer?
3. Cihaz kira ya da satın alma bedeli var mı?
4. Yeni nesil ÖKC ile birlikte çalışan cihazınız var mı, benim işim için gerekli mi?
5. Aylık ekstreyi nasıl alırım?

Cevapları yazılı iste. Her banka farklı çalışıyor; "en ucuzu" diye kafadan seçme.

5. Kartla satışın parası ne zaman senin sayılır?

Kartla satış yaptığın gün para henüz hesabında olmayabilir. Ama satış o gün yapılmış sayılır ve gelirindir. Bu yüzden ay sonunda POS'tan gelen para ile kasaya yazdığın kartlı satış birbirini tutmalı. Tutmazsa komisyon kesintisi ya da eksik kayıt vardır.

Komisyon, senin için bir giderdir. Ekstrede gördüğün net tutar, satış tutarından küçüktür; aradaki fark komisyon. Mali müşavirinle bunu birlikte kontrol et. Hangi giderlerin yazılacağı için Hangi harcamalar gider yazılır? yazısına bak.

Mehmet Usta'nın yeni düzeni

Mehmet Usta artık şöyle çalışıyor:

• İşletme hesabı ayrı, kişisel hesabı ayrı.
• POS'tan gelen para işletme hesabına düşüyor.
• Ay sonunda ekstreyi ve kasa defterini mali müşavirine gönderiyor.
• ÖKC ve POS konusunu vergi dairesinden öğrendi, gerekeni yaptı.

İlk ay yaşadığı karışıklık ikinci ay bitti.

Özet

• İşletme hesabı: işi kişiselden ayırır, mali müşavirin işini kolaylaştırır.
• POS: kartla ödeme almak için; bankayla üye işyeri anlaşmasıdır.
• ÖKC ve POS bağlı çalışır; kapsam ve süreyi vergi dairesinden ya da mali müşavirden teyit et.