Kasa, banka ve cebindeki para: üç ayrı cep

Kuaför Selin Hanım'ın çantası

Selin Hanım kuaför salonu işletiyor. Müşteriler bazen nakit, bazen kartla ödüyor. Nakitler çekmeceye giriyor. Selin Hanım çekmeceden hem boya alıyor, hem öğle yemeğine, hem de kızının okul harcına para çekiyor. Kartla ödemeler ise zaten kendi kişisel hesabına düşüyor, çünkü POS cihazını öyle bağlamış.

Ay sonunda mali müşavir soruyor: "Bu ay kaç lira kazandınız?" Selin Hanım bilemiyor. Para tek bir çantada, hepsi birbirine karışmış.

Üç ayrı cep

Düşün ki üç cebin var:

1. Kasa: İşletmenin elinde duran nakit para. Çekmece, kasa, bozuk para kutusu.
2. Banka: İşletme adına açılmış banka hesabındaki para. Kartla ve havaleyle gelenler buraya girer.
3. Kendi cebin: Evin kirası, çocuğun okulu, tatilin için ayırdığın para.

Birinci ve ikinci cep işletmenindir. Üçüncü cep senindir. Hukuken şahıs işletmesinde bu ayrım bulanıktır: aynı kişisin. Ama muhasebe ve düzen açısından ayrı tutmalısın.

Neden ayrı tutulur? (Şahıs işletmesinde bile)

Kâr ile harcamayı görürsün. Her şey tek cepte olunca ay sonunda "para nereye gitti?" sorusunun cevabı kaybolur. Ayrı olunca banka hesabına bakıp işletmenin durumunu görürsün.

Mali müşavirin işi kolaylaşır. Banka ekstresi, işletmenin hareketlerinin kendiliğinden oluşmuş defteri gibidir. Kişisel harcamalar içinde olursa her satırı tek tek ayıklamak gerekir; hata riski artar.

Vergi incelemesinde rahat edersin. Vergi memuru hesapta işle ilgisi olmayan harcamalar görürse sorular sorar. Temiz hesap, kısa soru demektir.

Borç ve kredi için güven verir. Bankaya ya da bir tedarikçiye "bu işletmenin akışı bu" diyebilmek için işletme hesabının kendi başına anlamlı olması gerekir.

Kasadan para çekmek ne demek?

Selin Hanım çekmeceden kızının okul harcı için 2.000 lira aldı. Bu işletmeden para çekmek: işletmenin parasını kişisel işe harcamak.

Bu bir gider değildir. Boya, kira, elektrik gider. Okul harcı iş için yapılmadığı için gider yazılamaz. Çekilen parayı bir kâğıda not almak ya da ayrı bir kalem olarak kaydetmek gerekir; yoksa ay sonunda kasada para eksik görünür ve nedenini kimse bilmez.

Şahıs işletmesinde işletmenin kârı zaten sana aittir, o yüzden çekilen para "maaş" değildir. Limited şirkette durum farklıdır: şirketin parası ortağın parası değildir. Ortak şirketten para alırsa bu kayıtta ayrıca gösterilir ve bazı sonuçları olur. Bunu Şahıs şirketi mi, limited mi? yazısında okuyabilirsin. Limitedde para çekmeden önce mali müşavirine sor.

Küçük bir deneme: bu ayın hesabı

Selin Hanım düzeni kurmaya karar verdi. İlk ay şunu yaptı: Müşteriden gelen her ödemeyi işletme hesabına yönlendirdi. Çekmeceden çıkan nakitleri bir deftere yazdı. Ay sonunda hesabına baktı ve ilk defa net bir sonuç gördü: "Bu ay 40.000 lira girdi, 31.000 lira çıktı, 9.000 lira kaldı."

Bunu önceki aylarda hiç bilememişti. Rakam büyük olmayabilir, ama artık elinde bir rakam vardı. Karar vermek için ilk şart bu: kendi durumunu rakamla görmek.

Pratik düzen: dört kural

• İşletme için ayrı bir banka hesabı aç. Müşterilerden gelen parayı oraya yönlendir.
• Kasadan her çıkan parayı kâğıda ya da kayıt programına yaz: kim aldı, ne için, kaç lira.
• Kendine ayda bir sabit bir tutar çek ve kişisel hesabına aktar. Geri kalanını işletmede bırak.
• Kişisel kartını işletme harcaması için, işletme kartını kişisel harcama için kullanma.

Kasa her akşam sayılır

Akşam kapanışta kasadaki parayı say. Kayıtlardaki rakamla aynı olmalı. Fark varsa yarına bırakma: o gün hatırlarsın, bir hafta sonra hatırlayamazsın.

Kredi kartı ve POS parası nereye düşer?

Kartla yapılan satışlarda para, POS cihazını bağladığın hesaba birkaç gün sonra girer. Bu hesap işletme hesabın değilse, işletmenin parası kişisel hesabında birikir. Selin Hanım'ın başına gelen buydu.

Çözüm kolay: POS sözleşmesini yapan bankaya git, işletme hesabını bağlamak istediğini söyle. Bir kez yapılır, sonraki aylarda hiç uğraştırmaz. Hesabı değiştirdikten sonra ilk ay sonunda bankanın ekstresini mali müşavirine ver; eski ve yeni dönemi birlikte görmesi işini kolaylaştırır.

Özetle: kasada ne var, bankada ne var, cebinde ne var, bunu her an söyleyebilmelisin. Üç sorunun cevabı net ise işletmen kontrol altındadır; biri bulanıksa önce onu düzeltmek gerekir.