e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

İkisi de elektronik fatura. İkisi de aynı bilgileri taşıyor. Aralarındaki fark tek bir soruya dayanır: faturayı kestiğiniz kişi e-Fatura sistemine kayıtlı mı?

Tek cümlelik fark

• Siz ve alıcınız e-Fatura kullanıcısıysanız → e-Fatura kesilir.
• Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse (şirket de olabilir, bireysel müşteri de) → e-Arşiv fatura kesilir.
• Siz e-Fatura kullanıcısı değilseniz, alıcı kullanıcı olsa bile faturanız e-Arşiv olur.

e-Fatura kullanıcısıysanız hangisini keseceğinize siz karar vermezsiniz; alıcının durumu belirler. Ön muhasebe programları bunu vergi numarasından GİB'e sorarak otomatik seçer.

e-Fatura nedir?

e-Fatura, iki e-Fatura kullanıcısı arasında gidip gelen elektronik faturadır. 509 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Fatura kullanıcılarının birbirlerine sattıkları mal ve hizmetlerin faturalarını e-Fatura olarak göndermelerini ve almalarını zorunlu tutar.

• Fatura GİB sistemi üzerinden karşı tarafın e-Fatura kutusuna düşer.
• Karşı taraf faturayı kendi programında görür; kağıt dolaşmaz.
• Ticari fatura senaryosunda alıcının faturayı kabul ya da reddetme imkânı vardır; temel fatura senaryosunda böyle bir yanıt yoktur.

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. Alıcı bir şirket de olabilir, bireysel bir müşteri de.

• Fatura elektronik olarak oluşturulur ve saklanır.
• Alıcıya isteğine göre kağıt ya da elektronik (örneğin e-posta) olarak iletilir.
• İnternet üzerinden yapılan satışlarda kağıt seçeneği yoktur; fatura alıcıya elektronik olarak iletilmek zorundadır.

Karşılaştırma

Kim e-Fatura'ya geçmek zorunda?

509 Sıra No'lu Tebliğ'e göre geçiş zorunluluğunun ana ölçütü brüt satış hasılatıdır.

• 2022 ve sonraki yıllar için sınır 3 milyon TL'dir.
• Sınırı aşan mükellef, aştığı yılı izleyen yılın Temmuz ayı başından itibaren e-Fatura'ya geçer.
• İnternet üzerinden satış yapanlar için sınır 500 bin TL'dir.

Bunun dışında bazı sektörlerde (örneğin belirli lisans sahipleri ya da belirli mal gruplarını satanlar) hasılattan bağımsız zorunluluklar vardır. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin.

Sınırlar zaman zaman değiştiği için güncel rakamı GİB'in e-Belge portalından teyit edin.

2026'da ne değişti?

2025'te e-Arşiv'e kayıtlı olmayan mükellefler için elektronik düzenleme zorunluluğu vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalarla sınırlıydı. 509 Sıra No'lu Tebliğ'de 2024 yılında yapılan değişiklikle 1 Ocak 2026'dan itibaren bu tutar sınırı kalktı. 31 Aralık 2025 tarihli değişiklik ise basit usulde vergilendirilenler ile işletme defteri tutanlara süre tanıdı: onlar için 3.000 TL sınırı 2026 sonuna kadar sürüyor, tutara bakılmaksızın zorunluluk 1 Ocak 2027'de başlıyor.

Bu, pratikte kağıt faturanın büyük ölçüde sona erdiği anlamına gelir. Hâlâ kağıt fatura kesiyorsanız durumunuzu mali müşavirinizle hemen konuşun.

Sık yapılan hatalar

• Alıcının durumunu kontrol etmemek. e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv kesmek hatalı belge demektir. Program bu kontrolü sizin yerinize yapmalıdır.
• Vergi numarasını yanlış yazmak. Yanlış numara, faturanın yanlış kişiye ya da yanlış sisteme gitmesine yol açar.
• Bireysel müşteride TC kimlik numarasını boş bırakmak. Kimlik numarası bilinmiyorsa GİB'in belirlediği genel numara kullanılır; rastgele numara yazılmaz.

Kısaca

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv. e-Fatura'ya geçiş sınırı 3 milyon TL brüt satış hasılatıdır (internet satışında 500 bin TL). 2026 itibarıyla e-Arşiv tarafında tutar sınırı büyük ölçüde kalktı.