Riskli görünen hesaplar: kasa, sürekli zarar, KDV iadesi ve sahte belge riski

Toptancı Erdal Bey'in sarı kalemi

Erdal Bey'in gıda toptancılığı limited şirket. Haziran'da müşaviri altı aylık mizanı, yani bütün hesapların toplu listesini getirdi. Beş satırı sarı kalemle çizmişti. "Bunlar suç değil," dedi, "ama biri sorarsa cevabımız hazır olmalı."

Kan tahlilini düşün. Sonuç kâğıdında bazı satırların yanında yıldız olur. Yıldız "hastasın" demek değildir; "bir de buna bakalım" demektir. Vergi idaresinin dikkatini çeken satırlar da böyledir.

Bu senin için geçerli mi? Bu ders bilanço esasına göre defter tutan işletmeler için; şirketlerin hepsi böyledir. İşletme defteri tutuyorsan defterinde kasa ve ortaklardan alacak satırı yoktur, ama zarar, KDV iadesi ve sahte belge bölümleri senin için de geçerli. Şahıs işletmesinde ortaklardan alacak yerine işletmeden çektiğin para ayrı izlenir ve faiz konusu şirketteki gibi işlemez; şişen kasayı nasıl kapatacağını müşavirine sor.

1. Kayıtta şişen kasa

Erdal Bey'in kayıtlarında kasa 900.000 TL görünüyordu. Çekmecede 40.000 TL vardı. Aradaki fark yıllar içinde kasadan alınıp yazılmayan paralardan ve kayda geçmeyen küçük ödemelerden birikmişti.

Neden göze batar? Bir toptancının kasasında bu kadar nakit durması olağan değildir. İnceleme yapan, bu paranın gerçekte ortağa faizsiz verildiğini düşünebilir ve faiz hesaplayabilir. Bazı Danıştay kararlarında yüksek kasanın tek başına yetmediği, somut tespit gerektiği de söylenir; ama açıklamayı yapacak olan yine sensin. Kasa hesabının eksiye düşmesi ise daha ağır bir işarettir: kayda girmeyen tahsilatı düşündürür.

Şöyle düzelt. Kasayı say, tarihli ve imzalı bir sayım tutanağı yaz. Farkın nedenini müşavirinle bul. Ortağın aldığı para çıkarsa bu, şirkete borcudur ve faiz hesaplanır; nasıl kapatılacağı Ortağın şirketten para çekmesi dersinde. Yıl sonu sayımının adımları Aralıkta sayım dersinde. Bundan sonra büyük tahsilat ve ödemeleri bankadan yap; 2026'da işinle ilgili, tutarı 30.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemelerin banka ya da PTT üzerinden yapılması zaten zorunlu; karşı tarafın bir işletme, ortağın ya da bir müşteri olması fark etmez.

2. Büyüyen ortaklardan alacak

İkinci sarı satır buydu: 250.000 TL. Kasadaki farkın ortağa giden kısmı da buraya eklenince satır daha da büyüyecek. Kanunun bu borcu hangi durumlarda yasakladığını, faizini ve kapatma planını yukarıdaki bağlantıda verdiğimiz derste anlattık; burada tekrar etmiyoruz. Tek not: bu satır her yıl sonunda müşavirine soracağın ilk satırlardandır.

3. Yıllardır süren zarar

Erdal Bey'in şirketi üç yıldır az da olsa zarar açıklıyordu. Ama iş büyüyordu, çalışan sayısı artıyordu.

Neden göze batar? Uzun süre zarar eden bir işletmenin nasıl ayakta kaldığı doğal bir sorudur. Ortak para mı koyuyor, kredi mi var, yoksa satışların bir kısmı kayda girmiyor mu?

Şöyle düzelt. Zararın gerçek nedenini yazıya dök. Yeni depo yatırımı, amortisman, fiyatı maliyetin altında kalan bir ürün grubu olabilir. Zarar gerçekse dosyan hazır olur; değilse yanlışı erken bulursun. Ürün bazında maliyetini Sabit gider, değişken gider ve birim maliyet dersindeki gibi hesapla. Ortak para koyduysa bunun bankadan ve kayıtlı yapıldığından emin ol.

4. KDV iadesi istemek

Erdal Bey ihracata başlayınca KDV iadesi isteyecekti.

Neden göze batar? İade, devletin kasasından sana para çıkması demektir. Bu yüzden ödenmeden önce alış belgelerin listesi sistem üzerinden kontrol edilir. Türüne ve tutarına göre yeminli mali müşavir raporu, vergi inceleme raporu ya da teminat istenebilir. Eksik bulunursa giderilmesi için süre verilir; giderilmezse talep incelemeye gönderilebilir.

Şöyle düzelt. İade istemeden önce, iadeye konu dönemin alışlarını müşavirinle gözden geçir. Belgesi zayıf olan alış, bütün iadeyi bekletebilir. Hangi belgenin KDV'sinin indirilebildiğini İndirilecek KDV dersinde gördük.

5. Sahte belge riski

Son sarı satır bir tedarikçiydi: geçen yıl çalışmaya başladıkları, faturası düzgün ama adresi belli olmayan bir firma.

Gerçek bir alış ya da iş olmadığı halde varmış gibi düzenlenen belge sahte belgedir. Gerçek bir alışı tutar ya da mahiyet olarak farklı gösteren belge ise içeriği yanıltıcı belgedir (VUK md. 359). İkisi de ağır sonuçlar doğurur. Ama alıcı olarak senin derdin genelde şu olur: tedarikçin sonradan sahte belge düzenleyici olarak tespit edilirse sana bir yazı gelir. O alışın gerçek olduğunu kanıtlayamazsan KDV'si indirimden, tutarı da giderden çıkarılabilir.

Hazine ve Maliye Bakanlığı 1 Ekim 2025'te Vergi Denetim Kurulu eliyle KURGAN adlı bir analiz sistemini devreye aldı. Sistem tedarikçinin riskine bakarak alış işlemlerini değerlendirir; riskli görülen alış için alıcıya bir bilgi isteme yazısı gelir. Bu yazı incelemenin başladığı anlamına gelmez. Cevap süresi yazıda yazar (uygulamada 15 gün); süresinde cevap verilmezse özel usulsüzlük cezası (bilgi vermemenin cezası) kesilebilir, cevapsız kalan yazı incelemeye de dönüşebilir.

Şöyle korun. Yeni bir tedarikçiyle çalışmadan önce kısa bir kontrol yap:

Bu belgeleri faturanın yanına koy. Yazı gelirse süresinde, müşavirinle birlikte ve belgeleriyle cevap ver.

Erdal Bey'in planı

Müşaviri listeye baktı: "Şimdi biri sorsa beş satırın da cevabı var."