İç kontrol: küçük ekipte görevler ayrılığı, onay, sayım ve banka mutabakatı

Kafeci Feride Hanım'ın 60.000 lirası

Feride Hanım'ın kafesinde yedi kişi çalışıyor. Kasiyer Onur işinin ehli, Feride Hanım ona güveniyor. Onur kasayı tutuyor, tedarikçilere nakit ödüyor, akşam kasayı sayıyor, günün tutarını deftere yazıyor.

Haziran'da müşaviri sordu: "Altı ayda kayıttaki kasa ile bankaya yatan para arasında 60.000 lira fark var. Nereye gitti?" Uzun bir haftanın sonunda farkın çoğu bulundu: kayda girmemiş iadeler, iki kez yazılmış bir ödeme, fişi kaybolan sebze alımları. 9.000 lirası hiçbir zaman açıklanamadı.

Kimse kimseyi suçlamadı. Ama Feride Hanım bir şeyi anladı: bütün zinciri tek bir kişi tutunca hatayı da kaybı da kimse zamanında görmüyordu.

Restoranın üç kapısı

İyi işleyen bir restoranda garson siparişi alır, mutfak fişsiz yemek çıkarmaz, kasiyer parayı alır. Kimse tek başına bütün zinciri tutmaz. Bu kimseye güvenilmediği için değil; zincirdeki her halka bir öncekini kendiliğinden kontrol ettiği için böyledir.

İç kontrol da budur. Bir işi başlatan, yapan, onaylayan, kaydeden ve kontrol eden aynı kişi olmamalıdır. Amaç varlıkları korumak, hatayı ve usulsüzlüğü önlemek, kayıtları doğru tutmaktır. Dürüst çalışan da bundan kazançlı çıkar: bir fark çıktığında üzerinde şüphe kalmaz.

Görevleri bölmek: üç kişiyle bile olur

Feride Hanım işleri şöyle böldü:

Ekip çok küçükse her görevi ayrı kişiye vermek mümkün olmaz. O zaman eksik kalan kontrolü sen üstlenirsin. Kural basit: parayı tutan kişi, o paranın kaydını kontrol eden kişi olmasın. İki kişilik bir dükkânda bu kişi sensin.

Bankaların kurumsal internet şubelerinde çoğu zaman "biri girer, diğeri onaylar" seçeneği vardır: çalışanın ödeme talimatını hazırlar, sen telefonundan onaylarsın. Bankana sor.

Onay: tutar sınırı yaz

Her ödemeyi senin onaylaman gerekmez. Ama bir sınır koy ve yazıya geçir. Feride Hanım'ın kuralı şu oldu:

• 2.000 TL'ye kadar günlük küçük alımlar: vardiya sorumlusu, faturası ya da fişiyle.
• Bunun üstündeki her ödeme: Feride Hanım'ın onayıyla, bankadan.
• Yeni tedarikçi açmak ya da bir tedarikçinin banka hesabını değiştirmek: yalnız Feride Hanım.

Son madde önemli. "Hesap numaramız değişti" diye gelen e-postayla para göndermeden önce tedarikçiyi bildiğin numaradan ara ve sor. Bu tür sahte bildirimlerle dolandırıcılık yapılabiliyor.

Sayım: habersiz olanı en iyisidir

Kasa. Her akşam sayılır, gün sonu raporu (yazar kasanın Z raporu) ve kartlı satış toplamıyla karşılaştırılır. Ayrıca ayda bir, haber vermeden gün ortasında sen say. Sayımın amacı yakalamak değil; kasiyerin de "her şey yerinde" diye imza atabilmesi.

Stok. Bütün dükkânı her ay saymak gerekmez. En pahalı ve en çok kaybolan yirmi kalemi seç, ayda bir onları say. Kafede bunlar kahve çekirdeği, süt, şurup, tatlı. Sayım fark verirse nedenini sor: fire mi, ikram mı, kayıt mı? Aylık sayım yöntemi Stok: rafta bekleyen para, yıl sonu sayımı Aralıkta sayım dersinde.

Banka mutabakatı: farkı satır satır açıklamak

Ay sonunda ekstreye bakmayı Ay sonu 30 dakikalık kontrol listesi dersinde gördük. Mutabakat bir adım ileridir: ekstredeki bakiye ile kayıttaki bakiye arasındaki farkı tek tek açıklayan küçük bir tablodur.

Feride Hanım'ın Eylül sonu tablosu:

Tablo sıfırla kapanıyorsa iş bitti. Kapanmıyorsa açıklanamayan fark ya bir kayıt hatasıdır ya da bilmediğin bir harekettir; ikisini de o ay bulmak, yıl sonunda bulmaktan kolaydır.

İki kural var. Mutabakatı her ay aynı günde yap. Ve mutabakatı parayı tutan kişiye yaptırma; ya sen yap ya müşavirin.

Feride Hanım'ın Ekim'i

Onur hâlâ kasada. Akşam sayımı artık vardiya sorumlusuyla birlikte yapılıyor, ikisi de imzalıyor. Tedarikçiler bankadan ödeniyor, onay Feride Hanım'ın telefonunda. Ekim'in ortasında Feride Hanım habersiz bir sayım yaptı; kasa 150 lira fazla çıktı, bir müşteri para üstünü almadan gitmişti. Ay sonunda banka mutabakatı sıfırla kapandı. Onur'un yorumu şu oldu: "Artık bir fark çıkınca kimse bana bakmıyor, tabloya bakıyor."