الرقابة الداخلية: الفصل بين المهام، والموافقة، والجرد، ومطابقة البنك في فريق صغير

الـ 60.000 ليرة عند فريدة هانم صاحبة المقهى

في مقهى فريدة هانم يعمل سبعة أشخاص. أمين الصندوق أونور متقن لعمله، وفريدة هانم تثق به. أونور يمسك الصندوق، ويدفع للموردين نقدًا، ويعدّ الصندوق في المساء، ويكتب مبلغ اليوم في الدفتر.

في يونيو سأل المحاسب القانوني (mali müşavir): «في ستة أشهر هناك فرق 60.000 ليرة بين الصندوق في السجل والمال المودَع في البنك. أين ذهب؟» وفي آخر أسبوع طويل وُجد أكثر الفرق: مرتجعات لم تدخل السجل، ودفعة كُتبت مرتين، ومشتريات خضار ضاعت إيصالاتها. أما 9.000 ليرة منه فلم تُفسَّر أبدًا.

لم يتّهم أحد أحدًا. لكن فريدة هانم فهمت أمرًا: عندما يمسك شخص واحد السلسلة كلها، لا يرى أحد الخطأ ولا الخسارة في وقتهما.

أبواب المطعم الثلاثة

في المطعم الذي يعمل جيدًا، يأخذ النادل الطلب، ولا يُخرج المطبخ طعامًا بلا ورقة طلب، ويأخذ أمين الصندوق المال. لا أحد يمسك السلسلة كلها وحده. وليس ذلك لأنه لا يُوثَق بأحد؛ بل لأن كل حلقة في السلسلة تراقب الحلقة التي قبلها من تلقاء نفسها.

وهذه هي الرقابة الداخلية (iç kontrol). يجب ألّا يكون من يبدأ العمل، ومن يقوم به، ومن يوافق عليه، ومن يسجّله، ومن يراقبه شخصًا واحدًا. والهدف حماية الأموال، ومنع الخطأ والمخالفة، وحفظ السجلات صحيحة. والعامل الأمين يكسب من ذلك أيضًا: إذا ظهر فرق لا يبقى عليه شك.

تقسيم المهام: يمكن حتى بثلاثة أشخاص

قسّمت فريدة هانم الأعمال هكذا:

إذا كان الفريق صغيرًا جدًا فلا يمكن إعطاء كل مهمة لشخص مختلف. وعندها تتولّى أنت الرقابة الناقصة. والقاعدة بسيطة: الشخص الذي يمسك المال يجب ألّا يكون هو من يراقب قيد ذلك المال. وفي محل من شخصين، هذا الشخص هو أنت.

في فروع الإنترنت للشركات لدى البنوك يوجد في الغالب خيار «واحد يُدخل، والآخر يوافق»: يُعِدّ عاملك أمر الدفع، وأنت توافق عليه من هاتفك. اسأل بنكك.

الموافقة: اكتب حدًّا للمبلغ

لا يلزم أن توافق أنت على كل دفعة. لكن ضع حدًّا واكتبه. وكانت قاعدة فريدة هانم هذه:

• المشتريات اليومية الصغيرة حتى 2.000 ليرة: مسؤول الوردية، مع الفاتورة أو الإيصال.
• كل دفعة فوق ذلك: بموافقة فريدة هانم، وعبر البنك.
• فتح مورّد جديد أو تغيير الحساب البنكي لمورّد: فريدة هانم وحدها.

البند الأخير مهم. قبل أن ترسل مالًا بسبب بريد إلكتروني يقول «تغيّر رقم حسابنا»، اتصل بالمورّد على الرقم الذي تعرفه واسأله. فقد يقع احتيال بمثل هذه الإشعارات الكاذبة.

الجرد: أفضله المفاجئ

الصندوق. يُعدّ كل مساء، ويُقارَن بتقرير نهاية اليوم (تقرير Z من آلة تسجيل النقد) وبمجموع المبيعات بالبطاقة. وفوق ذلك عُدّه أنت مرة في الشهر في منتصف اليوم دون إخبار. والهدف من الجرد ليس الإمساك بأحد؛ بل أن يستطيع أمين الصندوق أيضًا أن يوقّع قائلًا «كل شيء في مكانه».

المخزون. لا يلزم أن تعدّ المحل كله كل شهر. اختر عشرين صنفًا هي الأغلى والأكثر ضياعًا، وعُدّها مرة في الشهر. وفي المقهى هي حبوب القهوة، والحليب، والشراب المحلّى، والحلويات. وإذا أعطى الجرد فرقًا فاسأل عن السبب: هل هو هدر، أم ضيافة، أم قيد؟ وطريقة الجرد الشهري في درس المخزون: مال ينتظر على الرف، وجرد آخر السنة في درس الجرد في ديسمبر.

مطابقة البنك: تفسير الفرق سطرًا سطرًا

رأينا النظر في كشف حساب البنك في آخر الشهر في درس قائمة التحقق لآخر الشهر في 30 دقيقة. والمطابقة خطوة أبعد: إنها جدول صغير يفسّر واحدًا واحدًا الفرق بين الرصيد في كشف الحساب والرصيد في السجل.

جدول فريدة هانم لآخر سبتمبر:

إذا انتهى الجدول بصفر فقد انتهى العمل. وإذا لم ينتهِ بصفر فالفرق غير المفسَّر إمّا خطأ في القيد وإمّا حركة لا تعرفها؛ وإيجاد أيٍّ منهما في ذلك الشهر أسهل من إيجاده في آخر السنة.

هناك قاعدتان. اعمل المطابقة كل شهر في اليوم نفسه. ولا تجعل الشخص الذي يمسك المال يعمل المطابقة؛ اعملها أنت أو محاسبك.

أكتوبر عند فريدة هانم

ما زال أونور على الصندوق. وعدّ المساء يجري الآن مع مسؤول الوردية، وكلاهما يوقّع. ويُدفع للموردين عبر البنك، والموافقة في هاتف فريدة هانم. وفي منتصف أكتوبر عملت فريدة هانم جردًا مفاجئًا؛ فظهر في الصندوق 150 ليرة زيادة، إذ كان زبون قد ذهب دون أن يأخذ الباقي. وفي آخر الشهر انتهت مطابقة البنك بصفر. وكان تعليق أونور هذا: «الآن عندما يظهر فرق لا ينظر أحد إليّ، بل ينظرون إلى الجدول.»