SGK denetimine hazırlık: puantaj, bordro ve işe giriş kayıtları

Pastaneci Gökhan Bey'in yazısı

Gökhan Bey'in pastanesinde dokuz kişi çalışıyor. Geçen kış ayrılan bir çalışanı SGK'ya başvurdu: "Fazla mesailerim eksik ödendi, primi de eksik yatırıldı." Mart'ta SGK'dan bir yazı geldi: 2024'ten bu yana puantajlar, ücret bordroları, maaş ödeme dekontları, işe giriş bildirgeleri ve eksik gün belgeleri 15 gün içinde istendi.

Gökhan Bey'in ilk sorusu şuydu: "Bütün bunları ben mi saklıyordum?" Evet. Müşavir bordroyu yapar, ama kayıtları saklamak ve göstermek işverenin işidir.

Kantardaki yük

Bir kamyon aynı yükle dört kantara çıksın. Dördü de aynı ağırlığı göstermeli. Biri farklıysa ya kantar bozuktur ya da yük yolda değişmiştir.

SGK denetimi de böyle işler. Denetmen bir çalışanın aynı ayını dört ayrı kayıtta tartar: işe giriş bildirgesi, puantaj, bordro ve banka ödemesi. Gerekirse çalışanın kendisiyle de konuşur. Kayıtlar aynı şeyi söylüyorsa denetim kısa sürer.

Kim gelir, ne ister, ne kadar süre verir?

SGK adına denetimi sosyal güvenlik denetmenleri ve müfettişleri yapar (5510 sayılı Kanun md. 59). Denetim bir çalışanın başvurusuyla, bir ihbarla, başka bir kurumdan gelen bilgiyle ya da planlı olarak başlayabilir. Çalışma saatleri ve ücret konusunda Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın iş müfettişleri de denetim yapabilir; istedikleri kayıtlar büyük ölçüde aynıdır. SGK'dan habersiz bir işyeri kontrolü de gelebilir: o an çalışanların kimliğine bakılır, işe giriş bildirgesi verilmiş mi kontrol edilir. Bu yüzden bildirgesi verilmemiş biri bir gün bile çalışmasın.

Saklama. İşyeri kayıt ve belgeleri, ait oldukları yılı izleyen yılın başından itibaren 10 yıl saklanır (5510 md. 86). Genel saklama düzeni Belge düzeni dersinde.

Süre. Yazıyla istenen kayıtlar, yazının sana ulaştığı günden itibaren 15 gün içinde verilir. Yazı kâğıtla ya da elektronik tebligatla gelebilir; hangi kutuya kimin bakacağını müşavirinle konuş. Toplayamayacağını görürsen süre dolmadan, yazıyla ve gerekçesiyle ek süre iste; süre geçtikten sonraki talep dikkate alınmayabilir.

Verilmezse. Kayıtları hiç vermemek ile geç ya da eksik vermek aynı cezaya bağlanır. 2026'da bu ceza bilanço esasında defter tutan için 396.360 TL, diğer defterleri tutan için 198.180 TL, defter tutmayan için 99.090 TL'dir (aylık brüt asgari ücretin 12, 6 ve 3 katı; 5510 md. 102). Bu yüzden 15 günü hafife alma; asıl iş, kayıtların zaten hazır olmasıdır.

Dört kantar: hangi kayıt neyle tutmalı?

Puantajın nasıl tutulduğunu Maaş ödeme ve puantaj, işe giriş bildirgesinin süresini SGK işe giriş bildirgesi dersinde gördük. Burada bu kayıtların birbirini tutup tutmadığına bakıyoruz.

Sık çıkan uyumsuzluklar ve düzeltmesi

Çalışan bildirgeden önce başlamış. Puantaj 1 Mart diyor, bildirge 4 Mart. Denetimde ortaya çıkarsa aradaki günler sigortasız çalıştırma sayılabilir. Denetimde sigortasız çalıştırma tespit edilirse işyeri, Hazine prim indirimi (2026'da imalat dışında 2, imalatta 5 puan) dahil SGK teşviklerinden bir süre yararlanamaz: ilk tespitte bir ay, üç yıl içinde tekrar ederse her seferinde bir yıl (5510 ek md. 14). Kendiliğinden düzeltilmiş bir gecikmenin buna etkisini müşavirine sor. Düzeltme: işe başlatmadan önce bildirge; geçmişteki bir gecikmeyi fark ettiysen müşavirine hemen düzelttir.

Puantaj sonradan doldurulmuş, imzasız. Ay sonunda hafızadan yazılan puantaj, çalışanın anlattığıyla çelişebilir. Düzeltme: puantajı gün gün tut, ay sonunda çalışana okut, imzalat.

Fazla çalışma kayıtta yok. Gökhan Bey'in derdi buydu. Düzeltme: fazla çalışmayı saat saat yaz, bordroya geçtiğini pusulada göster. Ayrıntısı Fazla çalışma, hafta tatili ve bayramlar dersinde.

Bankaya bordrodan fazla para yatmış. Fark avans, masraf iadesi ya da prim olabilir; ama açıklaması yoksa bildirilmeyen ücret gibi görünür ve prim farkı istenebilir. Düzeltme: her ödemenin açıklamasına ne olduğunu yaz ("Eylül 2026 maaşı", "yol masrafı iadesi, faturalı"). Avansı imzalı bir kâğıda bağla.

Eksik gün belgesi yok. Belgeler her ay SGK'ya gönderilmez, işyerinde saklanır. Ama istendiğinde 15 gün içinde verilmezse geçersiz sayılır; o günlerin primi gecikme cezası ve zammıyla istenebilir. Eksik bildirim tespit edilirse işyerinin asgari ücret desteği de geri alınabilir. Düzeltme: her raporun, izin dilekçesinin ve devamsızlık tutanağının o ayın klasöründe durması.

Denetim gelmeden bir eksik fark ettiysen bekleme. Müşavirinle eksik bildirimi kendiliğinden düzeltmek, denetimde ortaya çıkmasından genelde daha az maliyetlidir; tutarı müşavirin hesaplar.

Bugünden kur: iki klasör

Her çalışan için bir özlük dosyası: iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, işe giriş bildirgesi, varsa ayrılış bildirgesi ve son hesap belgeleri.

Her ay için bir klasör: imzalı puantaj, bordro, imzalı ücret hesap pusulaları, maaş dekontları, eksik gün belgeleri, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile tahakkuk fişi (ödenecek tutarı gösteren belge).

İki klasör hazırsa 15 gün, bir öğleden sonralık iştir.

Gökhan Bey'in teslimi

Gökhan Bey'in puantajları vardı, çünkü iki yıl önce müşavirinin ısrarıyla her ay imzalatmaya başlamıştı. Ayrılan çalışanın fazla çalışma saatleri puantajda yazılıydı ve bordroya geçmişti. Tek eksik, 2024'te üç gün geç verilmiş bir bildirgeydi; müşaviri onu zaten o yıl düzeltmişti. Gökhan Bey belgeleri on ikinci gün bir listeyle teslim etti. Denetmenin tek sorusu bir avans ödemesiydi; imzalı kâğıt klasördeydi.