Внутренний контроль: разделение обязанностей в небольшой команде, согласование, пересчёты и сверка с банком

60 000 лир кафе Фериде-ханым

Правила, о которых говорится в этом уроке, — это правила турецкого законодательства.

В кафе Фериде-ханым работают семь человек. Кассир Онур знает своё дело, и Фериде-ханым ему доверяет. Онур ведёт кассу, расплачивается с поставщиками наличными, вечером пересчитывает кассу и записывает сумму дня в книгу.

В июне лицензированный бухгалтер (mali müşavir) спросил: «За полгода разница между кассой по книгам и деньгами, внесёнными в банк, — 60 000 турецких лир. Куда они делись?» После долгой недели большую часть разницы нашли: невнесённые в учёт возвраты, платёж, записанный дважды, закупки овощей, чьи чеки потерялись. 9 000 лир так и остались необъяснёнными.

Никого не обвинили. Но Фериде-ханым кое-что поняла: когда всю цепочку держит один человек, ни ошибку, ни потерю никто не видит вовремя.

Три двери ресторана

В хорошо работающем ресторане официант принимает заказ, кухня не выдаёт блюдо без чека, кассир берёт деньги. Никто в одиночку не держит всю цепочку. Это не потому, что кому-то не доверяют, а потому, что каждое звено само проверяет предыдущее.

Внутренний контроль — это и есть такая система. Тот, кто начинает дело, выполняет, согласовывает, записывает и проверяет, не должен быть одним и тем же человеком. Цель — беречь имущество, предотвращать ошибки и нарушения, вести записи правильно. Выигрывает и честный работник: когда обнаруживается разница, подозрение на нём не остаётся.

Разделить обязанности можно и втроём

Фериде-ханым разделила дела так:

Если команда совсем маленькая, поручить каждое дело отдельному человеку не получится. Тогда недостающий контроль берёте на себя вы. Правило простое: тот, кто держит деньги, не должен проверять запись этих денег. В магазинчике на двоих этот человек — вы.

В интернет-отделении банка для компаний часто есть вариант «один вводит, другой подтверждает»: сотрудник готовит платёжное поручение, а вы подтверждаете его с телефона. Спросите у своего банка.

Согласование: запишите лимит суммы

Не каждый платёж должны согласовывать вы. Но установите лимит и запишите его. Правило Фериде-ханым:

• Мелкие ежедневные закупки до 2 000 лир: ответственный за смену, со счётом-фактурой или чеком.
• Любой платёж свыше этой суммы: с одобрения Фериде-ханым, через банк.
• Завести нового поставщика или изменить банковский счёт поставщика: только Фериде-ханым.

Последний пункт важен. Прежде чем отправлять деньги по электронному письму «наш номер счёта изменился», позвоните поставщику по номеру, который вы знали раньше, и спросите. Такими поддельными уведомлениями можно совершить мошенничество.

Пересчёт: лучше всего без предупреждения

Касса. Пересчитывается каждый вечер и сверяется с отчётом за день (Z-отчётом онлайн-кассы) и суммой продаж по картам. Кроме того, раз в месяц без предупреждения пересчитайте её сами посреди дня. Цель пересчёта не поймать, а дать кассиру возможность тоже подписаться под словами «всё на месте».

Запасы. Считать весь магазин каждый месяц не нужно. Выберите двадцать самых дорогих позиций, которые чаще всего пропадают, и пересчитывайте их раз в месяц. В кафе это кофейные зёрна, молоко, сиропы, десерты. Если пересчёт показывает разницу, спросите о причине: естественная убыль (fire), угощение или ошибка записи? Порядок ежемесячного пересчёта — в уроке «Запасы: деньги, которые ждут на полке», годового пересчёта — в уроке «Пересчёт в декабре».

Сверка с банком: объяснить разницу строка за строкой

Как смотреть выписку в конце месяца, мы разбирали в уроке «Контрольный список на 30 минут в конце месяца». Сверка (banka mutabakatı) — шаг дальше: это небольшая таблица, которая по пунктам объясняет разницу между остатком в выписке и остатком в учёте.

Таблица Фериде-ханым на конец сентября:

Если таблица сходится в ноль, дело сделано. Если не сходится, необъяснённая разница — либо ошибка записи, либо движение, о котором вы не знаете; и то и другое легче найти в тот же месяц, чем в конце года.

Правил два. Делайте сверку каждый месяц в один и тот же день. И не поручайте сверку тому, кто держит деньги: делайте её сами или пусть делает бухгалтер.

Октябрь Фериде-ханым

Онур по-прежнему на кассе. Вечерний пересчёт теперь проводится вместе с ответственным за смену, подписываются оба. Поставщикам платят через банк, согласование — в телефоне Фериде-ханым. В середине октября Фериде-ханым провела пересчёт без предупреждения; в кассе оказалось на 150 лир больше: один клиент ушёл, не забрав сдачу. В конце месяца сверка с банком сошлась в ноль. Онур сказал: «Теперь, когда появляется разница, никто не смотрит на меня, все смотрят в таблицу».