Ay sonu 30 dakikalık kontrol listesi

Hırdavatçı İsmail Bey'in yarım saati

İsmail Bey'in hırdavatçı dükkânında her ayın son cuma akşamı kepenk yarıya iner. Çay demlenir, defter açılır. Yarım saat. Uzun yola çıkmadan önce arabanın yağına, suyuna, lastiğine bakmak gibi: beş dakikalık kontrol, yolda kalmaktan iyidir.

Bu derste o yarım saati beş adıma bölüyoruz. Amaç muhasebeyi senin yapman değil; müşavire temiz bir ay teslim etmek ve gelecek ayın ödemelerini önceden görmek.

1. Kasa, banka, kartlı satış (10 dakika)

Burada yaptığın işin adı mutabakat: iki kaydın birbirini tutup tutmadığına bakmak.

• Kasa: Çekmecedeki nakdi say. Kasa defterindeki ya da programdaki tutarla karşılaştır. 500 TL fark varsa bugün ara; bir ay sonra bulamazsın.
• Banka: Ekstreyi aç. Her giriş için "bu kimden, faturası var mı?", her çıkış için "bu ne için, belgesi var mı?" diye sor. Belgesi olmayan satırları not et ve müşavirine ayrıca söyle.
• Kartlı satış (POS): Ay içindeki kartlı satış toplamını bankaya geçen tutarla karşılaştır. Banka komisyonunu düşer; para da bankayla anlaşmana göre ertesi gün, birkaç gün ya da haftalar sonra geçebilir (buna bloke süresi denir). Fark bu kadarsa normaldir. Daha büyük bir fark varsa bankana sor.

Kasa, banka ve kendi cebinin neden ayrı tutulduğunu Kasa, banka ve cebindeki para dersinde konuşmuştuk.

2. Açık faturalar (5 dakika)

İki soru sor. Bu ay yaptığım her işin faturası kesildi mi? Bana gelmesi gereken her alış faturası geldi mi?

Ayın son günlerinde biten işin faturası yedi gün içinde kesilir ve KDV'si kural olarak o aya aittir; ayrıntısı KDV beyannamesinin ayı dersinde. Gelmeyen alış faturasını tedarikçiden bugün iste.

3. Cari bakiyeler (5 dakika)

Cari hesap, yani veresiye defteri: kim sana borçlu, sen kime borçlusun?

• Vadesi geçen alacaklarının listesine bak. 30 günü geçenleri bu hafta ara.
• Çok iş yaptığın müşteri ve tedarikçilerle ara ara bakiye teyidi yap: "Bizim kayıtta size 12.000 TL borcumuz görünüyor, sizde de öyle mi?" İki kayıt tutmuyorsa farkı şimdi bulmak, yıl sonunda bulmaktan kolaydır.

Cari hesabın mantığı Veresiye ve cari hesap dersinde.

4. Müşavirden gelen tahakkuklar (5 dakika)

Tahakkuk fişi, ödenecek vergi ya da primin tutarını ve son gününü gösteren kâğıttır. Ayın sonuna geldiğinde önceki ayın muhtasarı ve KDV'si ödenmiş, SGK ve Bağ-Kur primi ödenmiş ya da ödenmek üzere olmalı. İşletme ya da bilanço defteri tutuyorsan üç ayda bir geçici vergi de vardır; basit usulde yoktur.

Her birine bak:

• Tutar beklediğine yakın mı? KDV için ay ortasında bir tahmin yapmıştın. Çok farklıysa nedenini müşavirine sor; sormak senin hakkın.
• Ödendi mi? Ödendiyse dekontu tahakkukun yanına koy. Hepsini ay ay bir klasörde sakla.

Ayın hangi gününde ne olduğunu Bir ayın takvimi dersinde dizmiştik.

5. Ödeme talimatları (5 dakika)

Gelecek ayın ödemelerini şimdiden takvime koy: kira, maaş, tedarikçi vadeleri, vergi ve prim günleri. Bağ-Kur gibi her ay aynı tutarda gelen ödemeler için bankana otomatik ödeme talimatı verebilirsin. Talimat verdiysen ayda bir çalıştığını kontrol et; hesapta para yoksa talimat da ödemez.

Bir şeyi kaçırdıysan

Olur. Fark ettiğin gün harekete geç.

• Vergiyi geç ödediysen: Beyanname zamanında verildiyse genelde ceza yazılmaz, ödemediğin süre için gecikme zammı işler. Ne kadar erken ödersen o kadar az tutar. Oranı ve hesabı Vergiyi geç ödersem ne olur? yazısında.
• Beyanname kaçtıysa: Bu, ödemeyi geciktirmekten farklı bir durumdur. Müşavirine hemen söyle; vergi dairesi fark etmeden kendiliğinden düzeltmenin yolunu o bilir.
• SGK primini geç ödediysen: SGK'da geç ödenen prime hem gecikme cezası hem gecikme zammı eklenir (5510 sayılı Kanun md. 89); tutarı SGK hesaplar. Ayrıca o ayın prim indirimi ve teşvikleri gidebilir (Teşvik nedir?). Kendi Bağ-Kur priminde de süresinde ödenmeyen ayın 5 puanlık indirimi kaybedilir.
• Ödeyemeyeceğini biliyorsan: Son günü bekleme, müşavirine şimdi söyle. Beyanı zamanında vermek ve ödemeyi taksite bağlatmak için vergi dairesine başvurmak gibi yollar var. Taksitin de faizi vardır; hangisinin sana uyduğunu müşavirin hesaplar.

İsmail Bey'in Ekim kartı

Yarım saat doldu. Kepenk kalkıyor; İsmail Bey kartı müşavire gidecek Ekim belgelerinin üstüne koyuyor.