Yanlış kesilen fatura nasıl düzeltilir?

Çiçekçi Elif'in hatalı faturası

Elif Hanım çiçekçi. Bir firmaya 4.000 liralık çiçek aranjmanı sattı, faturayı kesti. Ertesi gün fark etti: firmanın vergi numarasında bir rakam yanlış, ayrıca tutar 4.000 yerine 400 yazılmış. Panik. "Silsem olur mu?"

Fatura bir kez kesildiğinde resmî sisteme girer; silinmez. Ama düzeltmenin yolları var. Hangisinin geçerli olduğu iki şeye bağlı: fatura türü ve ne kadar zaman geçtiği.

Aşağıdaki akış genel mantıktır. Süre ve ayrıntıları mali müşavirine ya da kullandığın portalın, programın yardım sayfasına teyit ettir. Kaynaklar e-Arşiv iptal süresi için farklı sayılar veriyor; o yüzden o gün sayısını burada yazmıyoruz.

İlk kural: önce karşı tarafla konuş

Hata bulduğun an karşı tarafı ara. Fatura henüz kaydedilmediyse en hızlı çözüm iptal, çünkü iki tarafın da kaydı temizlenir. İş günler geçtikten sonra büyür: alıcı faturayı muhasebesine işler, KDV'sini indirir, sonra düzeltmek iki tarafın işi olur.

Yol 1: İptal (kısa süre içinde)

İptal, faturayı hiç kesilmemiş gibi sayma yoludur. Süre kısadır.

e-Arşiv faturada: Faturayı kestiğin portal ya da program üzerinden iptal edebilirsin. Süre kısadır ve kaynaklar farklı gün sayısı veriyor. Bu yüzden hatayı gördüğün gün yap, süreyi zorlamaya çalışma.

e-Faturada: Burada ikiye ayrılır.

• Ticari fatura: Alıcı, faturayı sistem üzerinden 8 gün içinde reddedebilir (dayanağı Türk Ticaret Kanunu 21/2: faturaya 8 gün içinde itiraz edilmezse içeriği kabul edilmiş sayılır). Ret gelirse fatura iptal olur.
• Temel fatura: Alıcının sistemde reddetme düğmesi yoktur. Yanlışı düzeltmek için iki tarafın onayıyla GİB'in iptal-itiraz portalından iptal ya da iade faturası gerekir.

Elif hatayı ertesi gün fark etti; faturası e-Arşiv olduğu için hemen iptal edip doğrusunu kesebilirdi. Kısacası: kendi faturan e-Arşiv ise iptal düğmesi sende, e-Fatura ise iş alıcıyla birlikte yürür.

Yol 2: İade faturası (süre geçtiyse ya da mal geri geldiyse)

İptal süresi geçtiyse ya da mal gerçekten geri geldiyse, fatura silinmez; karşısına iade faturası kesilir. Fatura tutarı kadar ters yönde bir belge düşünebilirsin: ilk fatura satışı yazmıştı, iade faturası o satışı geri alır. Kimin hangi belgeyi keseceği duruma göre değişir. Genelde malı geri gönderen taraf iade faturasını düzenler. Alıcı vergi mükellefi değilse (bir kişiyse) satıcı farklı bir belge, örneğin gider pusulası, kullanabilir. Gider pusulasını sözlükte bulabilirsin.

Elif'in örneğinde mal gitmiş, firma çiçeği almış. Yanlış olan tutar ve numaraydı. Süre kısa geçmişse iptal edip doğrusunu kesmek en temizi. Süre geçmişse mali müşavirine danışıp iade faturası ve yeni fatura yolunu izlemek gerekir.

Yol 3: Noter ya da KEP ile itiraz

Faturayı alan taraf içeriğine itiraz ediyorsa ve sistem üzerinden çözülemiyorsa resmî itiraz yolu kalır. Noter, iadeli taahhütlü mektup ya da KEP (kayıtlı elektronik posta, yani resmî geçerli e-posta) ile yapılır (Türk Ticaret Kanunu 18/3). Bu yol uzun ve masraflıdır; son çare olarak düşün. Çoğu hatada karşı tarafı aramak ve iade faturası yeterli olur.

Karar tablosu

Hatayı küçük tutmak

Elif sonradan şu alışkanlığı edindi: faturayı göndermeden önce bir kez ekranı yüksek sesle okuyor. "Kime kesiyorum? Numara bu mu? Tutar bu mu?" Bu on saniye, düzeltme yazışmasının yarısını engelliyor.

Ayrıca aynı müşteriye sık kesiyorsan numarayı elle yazmak yerine kayıtlı bilgiden getir. Hata ihtimali düşer. Faturanın genel yapısını önceki derste gördün; fatura türü seçimi için e-Fatura mı, e-Arşiv mi? dersine bak. Süreler konusunda Fatura ne zaman kesilir? yazısı da yardımcı olur.

Yanlış faturayı neden saklaman gerekir?

İptal edilmiş ya da iadeyle düzeltilmiş faturayı da arşivine koy. Vergi incelemesinde "bu numaralı fatura nerede?" sorusu gelebilir; iptal kaydı cevabın. Belge saklama süresi yazısında kaç yıl tutacağını görebilirsin.