e-Fatura mı, e-Arşiv mi? Hangisini keseceğim?

Berber Murat'ın ilk müşterisi

Murat dükkânını yeni açtı. İlk ay bir arkadaşı saç kesimi için geldi ve "fatura isterim" dedi. Murat'ın aklına hemen iki kelime geldi: e-Fatura, e-Arşiv. İkisi de "elektronik fatura". Hangisini kesecek?

Cevap Murat'ın seçimine değil, birkaç sorunun cevabına bağlı. Önce iki kelimeyi açalım.

• e-Fatura: Alıcı da satıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa, fatura bilgisayardan bilgisayara gider. Kâğıt yok.
• e-Arşiv fatura: Karşı taraf e-Fatura sisteminde değilse (çoğu zaman bir kişi ya da küçük bir esnaf), faturayı yine elektronik düzenlersin ama müşteriye PDF ya da çıktı olarak verirsin. Kopyası devletin sisteminde saklanır.

Aradaki farkın uzun anlatımı için e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazısına bakabilirsin. Burada karar adımlarına odaklanıyoruz.

Adım 1: Sen e-Fatura sistemine girmek zorunda mısın?

Zorunluluk, ciroya bağlı. Bugünkü genel çerçeve şöyle (VUK 509 Sıra No'lu Tebliğ):

• Bir önceki yılın brüt satış hasılatı (yani yıllık satışların) 3 milyon TL ve üzerindeyse, ertesi yılın 1 Temmuz'unda e-Fatura'ya geçmen gerekir. Yani 2025 hasılatı 3 milyon TL'yi geçenler için tarih 1 Temmuz 2026.
• İnternetten satış yapanlar, gayrimenkul ve motorlu taşıt alım-satımı ya da kiralaması yapanlar gibi bazı gruplar için sınır 500 bin TL. Bazı sektörler için ciroya bakılmaz.

Yeni açılan bir dükkân için bu sınırlar genelde uzak. Ama iki not: Zorunlu olmasan da gönüllü geçebilirsin. Ve işin bu özel gruplardan biriyse sınır çok daha düşüktür ya da hiç yoktur. Kendi durumunu mali müşavirine mutlaka sor; sınırlar yılla birlikte değişebiliyor.

Adım 2: Karşı taraf e-Fatura mükellefi mi?

Sen e-Fatura mükellefiysen ve müşterin de öyleyse, faturayı e-Fatura olarak kesersin. Müşteri e-Fatura sisteminde değilse e-Arşiv kesersin.

Müşterinin sistemde olup olmadığını nasıl öğrenirsin? Vergi kimlik numarasını (VKN) GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgularsın. Ya da müşteriye sorarsın; firmalar genelde bilir. Sormak en kolay yol.

Bir kişiye (tüketici) satış yapıyorsan, o kişi zaten e-Fatura sisteminde değildir. Orada cevap e-Arşiv ya da, tutar küçükse, fiş.

Adım 3: Kâğıt mı, elektronik mi, yoksa fiş mi?

Burada dört durum var. Fiş sınırı 588 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne, kâğıt fatura kuralı 509 Sıra No'lu Tebliğ'e ve onu değiştiren 589 Sıra No'lu Tebliğ'e dayanıyor (ikisi de 31 Aralık 2025 Resmî Gazete).

Bu tablo, defter türüne göre değişiyor. Hangi gruba girdiğini mali müşavirin bilir; şahıs işletmelerinin çoğu son iki satıra bakar. Basit usul mü, gerçek usul mü? dersinde bu ayrımı görmüştük.

Adım 4: Faturayı nereden keseceksin?

Elektronik faturayı kesmenin üç yolu var:

1. GİB e-Arşiv Portal: Devletin ücretsiz portalı. Başvuru ve giriş İnternet Vergi Dairesi bilgilerinle yapılır; kurulumu mali müşavirinle birlikte yap. Küçük işler için yeterli.
2. Özel entegratör: Fatura kesen ve gönderen ücretli programlar. Çok fatura kesiyorsan zaman kazandırır.
3. Ön muhasebe programı: Müşteri ve ürün bilgisini kayıttan getirir; faturanın resmî olarak nasıl iletileceği programa göre değişir, kurulumda sor.

Murat portalı seçti. Her ay on beş fatura kesiyor; ücretsiz yol ona yetiyor.

Murat'ın karar kâğıdı

Murat kâğıda üç satır yazdı:

1. Ciro 3 milyon TL'nin çok altında: e-Fatura zorunluluğu şimdilik yok.
2. Müşterim bir kişi: e-Arşiv ya da fiş.
3. Defterim: mali müşavirime sordu, basit usul çıktı. 2026 sonuna kadar 3.000 TL altı için kâğıt olabilir; yine de 2027'ye hazır olmak için baştan portalda başladı.

Üçüncü satıra dikkat: kural 2027'den itibaren değişiyor. Kâğıtla başlayıp bir yıl sonra alışkanlık değiştirmek yerine baştan elektronik başlamak daha az yorucu.

Ne zaman dönüp bakacaksın?

Ciron büyüdükçe e-Fatura sınırına yaklaşabilirsin. Her yılın başında mali müşavirine "bu yıl e-Fatura'ya geçmem gerekiyor mu?" diye sor. Cevabı yazılı al.