İrsaliye ne zaman gerekir?

Marangoz Selim Usta'nın dolabı yolda

Selim Usta dolap yapıyor. Bu hafta bir müşteriye dolabı kendi kamyoneti ile götürecek. Faturayı kesti. Ama bir komşu esnaf dedi ki: "Yolda polis durdurursa irsaliye lazım." Selim Usta şaşırdı: "Fatura yetmez mi?"

İki belge farklı sorular cevaplar.

• Fatura: "Bu mal satıldı, parası şu kadar." Satışı anlatır.
• İrsaliye (sevk irsaliyesi): "Bu mal şu an şuradan şuraya taşınıyor." Yolculuğu anlatır.

Fatura yazılı bir satıştır, irsaliye yolda mal taşıyan kişinin cebindeki kâğıttır. Trafikte ya da depoda "bu mal kimin, nereye gidiyor?" sorusuna irsaliye cevap verir. Faturanın kendisini önceki derslerde gördük.

İrsaliye ne zaman gerekir?

Kural olarak, mal bir yerden başka bir yere taşınıyorsa sevk irsaliyesi düzenlenir. Satıcı taşıyor ya da kargoyla taşıttırıyorsa irsaliyeyi satıcı keser; malı alıcı taşıyorsa irsaliyeyi alıcı düzenler (iki taraf anlaşırsa satıcı da düzenleyebilir). Örnekler:

• Selim Usta dolabı kendi kamyoneti ile müşteriye götürüyor.
• Çiçekçi toptan aldığı çiçeği depodan dükkâna taşıyor.
• Terzi, kumaşı atölyeden başka bir atölyeye dikim için gönderiyor.

Bir istisna var: Nihai tüketici, perakende aldığı malı kendisi taşıyorsa, fatura ya da fiş yeterlidir. Mahalle bakkalından aldığın ekmek için irsaliye yazılmaz. Ama internetten sipariş edilen mal müşteriye kargoyla gidiyorsa kişi o malı kendisi taşımıyor; bu durumda irsaliye ya da irsaliyeli fatura gerekir. GİB'in 2013 tarihli bir özelgesi (bir mükellefin sorusuna verilen resmî cevap) de bunu söylüyor; internet satışı yapıyorsan mali müşavirine mutlaka sor.

İrsaliyeli fatura: iki belge yerine tek belge

Selim Usta için en pratik yol irsaliyeli fatura. Fatura ve irsaliye ayrı iki belge olarak kesilebilir; ama fatura mal sevk edilirken, aynı anda, sevk bilgileriyle düzenlenirse tek belge yeterli olabilir. Bu belge hem satışı hem yolculuğu anlatır. Bu durumda ayrıca sevk irsaliyesi düzenlenmez.

Ne zaman işine yarar? Satış ile sevkiyat aynı gün oluyorsa. Mal bugün gidiyor, fatura bugün kesiliyor. Faturayı daha sonra keseceksen (örneğin ay sonu toplu fatura) önce irsaliye düzenlenir, fatura sonra gelir. Faturanın süresi için hatırlatma: hizmet ya da mal tesliminden sonra en geç 7 gün. Fatura ne zaman kesilir? yazısında ayrıntı var.

Kâğıt irsaliye mi, e-İrsaliye mi?

e-İrsaliye, irsaliyenin elektronik hâli. Zorunluluk, e-Fatura mükelleflerinden belirli bir ciroyu aşanlar için geliyor. Bugünkü kural (VUK 509 Sıra No'lu Tebliğ):

• e-Fatura mükellefi olup bir yılın brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olanlar, ertesi yılın 1 Temmuz'undan itibaren e-İrsaliye kullanır. Örneğin 2025 cirosu bu sınırı aşanlar için tarih 1 Temmuz 2026 idi.
• Maden, şeker, demir-çelik, gübre ve akaryakıt dağıtımı gibi bazı sektörler, ciro bakmaksızın kapsama giriyor.

Bu sınırlar ve sektör listesi mevzuat değiştikçe güncelleniyor. Kendi durumunu her yıl mali müşavirine sor.

Yeni başlayan küçük bir işletmenin ciro olarak 10 milyon TL'ye yakın olması nadirdir. Yani çoğu işletme şimdilik kâğıt irsaliye ya da irsaliyeli fatura kullanır. Ama e-Fatura mükellefi olursan ve ciron büyürse bir gün "e-İrsaliye'ye geçiyoruz" mektubu gelebilir. Her yıl başında müşavire sormak bu sürprizi önler. e-Fatura ile e-Arşiv farkı yazısı, bu e-belgelerin genel mantığını anlatıyor.

İrsaliyede ne yazar?

Küçük bir kontrol listesi:

Dikkat: İrsaliyede genelde fiyat yazmaz. Fiyat faturadadır. İrsaliye mal, miktar ve yol bilgisidir.

Selim Usta'nın yolculuğu

Selim Usta, mali müşavirine sorup "irsaliyeli fatura keseyim" kararı verdi. Dolabı yüklerken faturayı hazırladı, sevk bilgilerini ekledi, kamyonete bindi. Yolda kimse durdurmadı, ama durdursaydı cebinde o belge vardı.

Alıcı Hasan Bey de aynı belgeyi saklayacak; mal gelince "teslim aldım" diye kontrol edecek. İrsaliye, iki tarafın da "mal tam geldi mi?" sorusunu cevaplayan belge. Saklama süresini Belge saklama süresi yazısında bulabilirsin.

Kısaca

1. Mal taşınıyorsa irsaliye gerekir; kişi kendi taşıyorsa perakende istisnası var.
2. Satış ve sevk aynı anda oluyorsa irsaliyeli fatura işi kolaylaştırır.
3. e-İrsaliye ciro sınırına bağlı; yeni işletme için çoğunlukla uzak.
4. Emin değilsen sevkiyattan önce müşavirine sor; yolda öğrenmek pahalıya gelir.