Belge düzeni: hangi belge nereye, ne kadar saklanır?

Çiçekçi Nermin Hanım'ın ayakkabı kutusu

Nermin Hanım'ın çiçekçi dükkânında belgeler bir ayakkabı kutusunda durur. Fatura, fiş, dekont, kira sözleşmesi, hepsi aynı kutuda. Geçen hafta mali müşaviri aradı: "Geçen yıl Mart'ta aldığınız soğutucu dolabın faturası lazım." Nermin Hanım bir akşamını kutuyu boşaltarak geçirdi. Fatura çıktı, ama kutu bir daha eski hâline dönmedi.

Bu derste her belgenin bir adresi olan basit bir düzen kuruyoruz ve hangi belgeyi ne kadar saklayacağını görüyoruz. Belgenin neden şart olduğunu Fatura, fiş ve belge dersinde konuştuk; burada düzene geçiyoruz.

İki soru, bir adres

Her belgeye iki soru sor:

1. Hangi aya ait? Belgenin tarihine bak.
2. Para girdi mi, çıktı mı? Sattığın şeyin belgesi mi, aldığın şeyin mi?

Bu iki cevap belgenin adresidir. Yıl için bir klasör, her ay için bir bölme, her ayın içinde dört dosya:

• Satış: kestiğin faturalar, yazar kasa gün sonu raporları.
• Alış ve gider: aldığın faturalar, fişler.
• Banka ve kart: dekontlar, banka ve kredi kartı ekstreleri, POS ekstreleri.
• Çalışan: varsa bordro, maaş dekontları, SGK kâğıtları.

Bir de ayların dışında duran sabit dosya: kira sözleşmesi, vergi levhası, işe başlama kâğıtları, demirbaş faturaları (dolap, makine, araç gibi yıllarca kullanacağın şeyler). Bunlar her ay değişmez ve daha uzun saklanır.

Hangi belge nereye

Nermin Hanım'ın soğutucu dolap faturası bu düzende iki yerde olurdu: o ayın alış dosyasında bir kopya, sabit dosyada asıl. Müşavirin sorusu iki dakikada cevaplanırdı.

Elektronik faturalar da bir yere konur

e-Fatura ve e-Arşiv fatura elektronik belgedir. Kestiklerin, kullandığın programda ya da portalda durur. Sana gelenler e-postayla ya da e-Fatura sistemiyle gelir.

• E-postayla gelen faturayı bilgisayarda ya da telefonda aynı düzende bir klasöre kaydet: yıl, ay, alış.
• Kâğıda bassan da elektronik hâlini silme.
• Fatura programını ya da hizmet aldığın firmayı değiştirirsen eski faturalara saklama süresi boyunca nasıl ulaşacağını önceden sor.

Basit usuldeysen ya da işletme defteri tutuyorsan bir not: 2026 sonuna kadar yalnız küçük tutarlı faturaları kâğıda kesebilirsin; 1 Ocak 2027'den itibaren tutar fark etmez, her fatura e-Arşiv olur (509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, 589 ile değişik). Hâlâ kâğıt fatura kesiyorsan hangi faturaların kâğıtta kalabileceğini ve geçişin hazırlığını müşavirinle konuş.

Gelen faturayı geldiği hafta kontrol et: tutar, tarih, unvan doğru mu? Ticari bir faturada yanlışlık varsa itirazı faturayı aldığın günden itibaren 8 gün içinde yap; yapmazsan içeriğini kabul etmiş sayılırsın (Türk Ticaret Kanunu md. 21/2). İtirazı iz bırakan bir yolla yap (e-posta, KEP ya da noter); telefonda söylemek sonradan kanıtlanmaz. Yanlış faturanın nasıl düzeltildiğini Yanlış kesilen fatura dersinde gördün.

Kira için ayrı not

İşyeri kirasını tutarı ne olursa olsun banka ya da PTT üzerinden ödemen gerekir; bu yükümlülük hem kiracıya hem ev sahibine aittir (328 Seri No'lu Gelir Vergisi Genel Tebliği, RG 17.10.2024). Elden ödenen kiranın kanıtı yoktur. Dekontun açıklamasına "Ekim 2026 işyeri kirası" gibi hangi ayın kirası olduğunu yaz. Sözleşme sabit dosyada, her ayın dekontu o ayın banka dosyasında durur. Ev sahibi şahıssa ve kiradan vergi kesmen gerekiyorsa bunu müşavirin hesaplar; günü Bir ayın takvimi dersinde.

Ne kadar saklanır?

Vergi açısından temel kural Vergi Usul Kanunu md. 253: defter ve belgeler, ait oldukları yılı izleyen takvim yılının başından başlayarak 5 yıl saklanır. 2026 yılına ait bir fatura 1 Ocak 2027'den itibaren 5 yıl, yani 2031 sonuna kadar saklanır. Elektronik ya da kâğıt olması süreyi değiştirmez.

Bazı belgelerde süre daha uzun:

• Ticaret Kanunu: Tacir sayılan işletmeler, bütün şirketler dahil, defter ve belgelerini 10 yıl saklar (TTK md. 82).
• Çalışan belgeleri: SGK ile ilgili belge ve kayıtlar 10 yıl saklanır (5510 sayılı Kanun md. 86).
• Demirbaş faturaları: Bir makinenin maliyeti yıllara bölünerek gider yazılıyorsa (buna amortisman denir), son payın gider yazıldığı yıl da ertesi yılın başından itibaren 5 yıl boyunca incelenebilir ve inceleyen o payın dayandığı faturayı ister. Bu yüzden alış faturası, bölme bittikten sonraki yılın başından itibaren 5 yıl daha saklanır. Bu, kanunda ayrı bir madde değil; vergi zamanaşımından (VUK md. 114) çıkan yerleşik bir uygulamadır. Yani 5 yılda gider yazılan bir dolabın faturası 10 yıl kadar dosyada kalır; bina gibi daha uzun sürede gider yazılanlarda süre daha da uzar.
• Geçmiş yıl zararı: Bir yılın zararı sonraki yıllara taşınıyorsa o yılın belgeleri de daha uzun saklanır.

Hangisine girdiğinden emin değilsen hepsini en az 10 yıl saklamak en güvenli yoldur; demirbaş faturasında süreyi yukarıdaki gibi hesapla. Ayrıntısı Faturalar ve defterler kaç yıl saklanır? yazısında.

Ay sonunda klasörü kapat

Ayın son iş günü dört dosyaya bir kez bak. Boş kalan ya da eksik görünen yer var mı? Gelmeyen faturayı o hafta iste. Sonra dosyanın üstüne kısa bir not yaz: "Ekim 2026: 30 satış faturası, 18 alış faturası, 25 fiş, 2 ekstre." Müşavirine bu notu ve belgeleri gönder. Asılların onda mı sende mi duracağını müşavirinle konuş; kimde durursa dursun, saklama yükümlülüğü sende kalır. Aylık teslim listesinin tamamı Her ay müşavire ne gönderilir? dersinde.

Nermin Hanım'ın rafı

Nermin Hanım ayakkabı kutusunu kaldırdı, rafa on iki bölmeli bir kutu koydu. Telefonunda da aynı adlarla klasörler açtı. Bir ay sonra müşaviri yine aradı: "Eylül'deki saksı faturası?" Nermin Hanım telefonu kapatmadan buldu.