İşletme parası ile cep parası: ayrı hesap, çekilen para, kart harcamaları

Berber Cemal Usta'nın tek kartı

Cemal Usta mahallede berber dükkânı işletiyor. Şahıs işletmesi. Bir tek kredi kartı var: şampuan da onunla alınıyor, evin marketi de, çocuğun ayakkabısı da. Ay sonunda ekstrede 60 satır var. Mali müşaviri her birini soruyor: "Bu iş mi, ev mi?" Cemal Usta yarısını hatırlıyor.

Bu derste işletmenin parası ile kendi paranı her gün nasıl ayrı tutacağını görüyoruz. Kendine nasıl para çekeceğini ve şirkette maaş, kâr payı ve borç farkını Kendine maaş vermek dersinde konuştuk. Burada günlük düzene bakıyoruz.

Önce bir ayrım: şahıs mı, şirket mi?

Kurallar işletmenin türüne göre değişir:

• Şahıs işletmesinde sen ve işletme hukuken aynı kişisiniz. Para karışınca şirketteki gibi bir borç ilişkisi doğmaz ama hesap bulanıklaşır, müşavirin her satırı tek tek ayıklar. Kişisel bir harcama yanlışlıkla gider yazılırsa da vergi sorunu çıkar.
• Limited ya da anonim şirkette şirket ayrı bir kişidir. Şirketin parası ortağın parası değildir. Para karışınca bu bir borç ilişkisine döner ve kanuni sınırlara takılabilir.

Ayrı hesap: bir kez kur, her gün kullan

İlk adım her iki türde de aynı: işletmeye ayrı bir banka hesabı. Şahıs işletmesinde bu hesap senin adına açılır ama yalnız iş için kullanılır. Nasıl açılacağı İşletme hesabı ve POS açmak dersinde.

Hesabı açtıktan sonra üç şeyi oraya bağla:

• Kartlı satışların (POS) parası işletme hesabına geçsin.
• Kira, elektrik, telefon gibi otomatik ödemeler işletme hesabından çıksın.
• Tedarikçiler işletme hesabına ödesin, sen de onlara oradan öde.

Böylece banka ekstresi kendiliğinden işletmenin kaydı olur.

Şahısta: çektiğin ve koyduğun para

Cemal Usta Ekim'de kasadan üç kez 5.000 lira, toplam 15.000 lira aldı. Bu özel çekiş: işletmenin parasını kendi ihtiyacın için almak. Gider değildir; kanun bunu açıkça söyler (Gelir Vergisi Kanunu md. 41/1). Kârı da küçültmez. Ama yazılmazsa kasa eksik görünür.

Aynı ay dükkânın kirası için kendi birikiminden 10.000 lira koydu. Bu da gelir değildir; işletmeye kendi paranı eklemektir. Yazılmazsa kasa fazla görünür ve müşavirin "bu para nereden geldi?" diye sorar.

İkisini de günlük tablona ayrı satır olarak yaz: "Özel çekiş" ve "Cepten konan para". Ay sonunda Cemal Usta'nın tablosu şöyle:

Şirkette: ortaktan alacak, ortağa borç

Serkan Bey küçük bir mobilya atölyesinin limited şirket ortağı. Şirkette iki yön var:

Ortak şirketten para alırsa. Maaş ya da kâr payı değilse bu, ortağın şirkete borcudur. Kayıtlarda "ortaklardan alacak" olarak durur ve geri ödenir. Dikkat: vadesi gelmiş sermaye borcunu ödememiş ortak şirketten borç alamaz; şirketin kârı ve serbest yedekleri geçmiş yıl zararlarını karşılamıyorsa da alamaz (Türk Ticaret Kanunu md. 358; limited için md. 644). İzin verilen durumda da şirketin bu paraya piyasaya uygun bir faiz hesaplaması beklenir. Uygulamada müşavir bu borç için dönem sonunda faiz hesaplar, şirket de ortağa faiz faturası keser. Faiz hesaplanmazsa vergi incelemesinde gizli kâr dağıtımı sayılabilir (kanundaki adı transfer fiyatlandırması yoluyla örtülü kazanç dağıtımı, Kurumlar Vergisi Kanunu md. 13); şirkete ek vergi ve ceza çıkabilir. Para almadan önce müşavirine sor.

Ortak şirkete para koyarsa ya da şirketin harcamasını kendi cebinden öderse. Bu kez şirket ortağa borçlanır: "ortaklara borç". Serkan Bey 20.000 liralık kereste ve tutkalı kendi kartıyla ödedi. Fatura şirket adına kesildi. Şirketin Serkan Bey'e 20.000 lira borcu doğdu. Ay sonunda şirket hesabından Serkan Bey'in hesabına 20.000 lira gönderildi, açıklamaya "ortak borcu iadesi, kereste faturası" yazıldı. Kayıt temiz kapandı. Ortak şirkete sürekli ve büyük tutarlarda borç veriyorsa bunun da ayrı vergi sonuçları olabilir (örtülü sermaye, yani borç diye konan ama sermaye gibi kullanılan para; Kurumlar Vergisi Kanunu md. 12); müşavirine sor.

Ortakla yapılan, tutarı 30.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemeler de 2026'da banka ya da PTT üzerinden yapılmalı (459 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, 575 ile değişik). Ortakla para alışverişini her tutarda bankadan yapmak en temiz yoldur.

Kart harcamaları: dört durum

İki ayrıntı. Birincisi, gider kart borcunu ödediğin gün değil, harcamanın faturasıyla doğar; kart ekstresini ödemek ayrıca gider değildir. İkincisi, hangi harcamanın işle ilgili sayıldığı ayrı bir sorudur; Hangi harcamalar gider yazılır? yazısına bak. Kararı müşavirin verir, senin işin belgeyi işletmenin adına almak ve ne olduğunu söylemek.

Ay sonu: karışanı ayıkla

En iyi düzen bile bazen karışır. Ay sonunda işletme hesabının ve işletme kartının ekstresini aç. Her satırın yanına bir harf koy: iş için olanlara "İ", kişisel olanlara "Ö". "Ö" satırlarını ayrı bir listeyle müşavirine gönder. Kişisel kartla yaptığın iş harcamalarının faturalarını da ayrıca ekle.

Bu on dakika, müşavirinin bir saatini ve senin yıl sonundaki bir telaşını kurtarır.

Cemal Usta'nın iki kartı

Cemal Usta bankadan ikinci bir kart istedi ve işletme hesabına bağladı. Dükkânın her alışverişi o kartla; evinki eski kartla. Kasadan aldığı parayı tabloya "özel" diye yazıyor. Kasım ekstresinde 25 satır vardı. Müşaviri yalnız bir satırı sordu: dükkânın klimasının bakımı. Faturası zaten dosyadaydı.