Her ay müşavire ne gönderilir? Aylık teslim listesi

Mahalle nakliyecisinin aylık çantası

Mehmet Usta küçük bir nakliye işi yürütüyor. Ay boyunca yakıt fişleri cebinde, yük faturaları torpido gözünde, banka kartı ekstreleri telefonunda. Ay sonu geldiğinde müşaviri arıyor: "Elimde ne varsa göndereceğim." Müşavir iç çekiyor, çünkü işi eksik belgeyle yapamaz.

Çözüm basit: her ay aynı listeyi doldur. Mehmet Usta'nın yaptığı gibi, ayın ilk üç günü içinde bir zarf ya da klasör hazırla.

Bu derste listeyi veriyoruz. Hangi belgenin neden gerektiğini ise Mali müşavire verilecek belgeler yazısında ayrıntılı bulursun. Belgenin neden önemli olduğunu da Fatura, fiş ve belge neden her şeyin belgesi olmalı dersinde okuyabilirsin.

Aylık kontrol listesi

1. Satış belgeleri

• Kestiğin tüm faturalar (kâğıt ya da elektronik).
• Fatura kesmediğin satışlar varsa onların listesi (müşavirinle konuş; bazı satışlarda fiş veya başka belge geçerlidir).
• Yazar kasa varsa ay sonu Z raporları.

2. Alış ve gider belgeleri

• Mal veya hizmet aldığın tüm faturalar.
• Yakıt, yemek, küçük alışveriş fişleri. Bunlardan hangisinin gider yazılabildiğini Hangi harcamalar gider yazılır? yazısında göreceksin.
• Kira makbuzu ya da kira ödeme dekontu.
• Elektrik, su, telefon, internet faturaları.

3. Banka ve kasa

• Ayın banka hesap ekstresi. İşletme hesabın ayrıysa onu, kartla satış (POS) varsa POS hesabını da ekle.
• Kasadaki nakit durumu: ay başı, ay sonu.
• Tahsilat ve ödeme listeleri: kimden ne aldın, kime ne ödedin.

4. Çalışan varsa

• Ay içinde işe giren, işten çıkan kişi var mı?
• Fazla mesai, izin, rapor, avans gibi maaşı etkileyecek şeyler.
• (Çalışan tutarken yapılacakları İlk çalışanı alırken yazısında bulursun.)

5. Özel durumlar

• Büyük bir alım (araç, makine, mobilya) yaptıysan faturayı ayrıca belirt.
• Kredi ya da borç aldıysan sözleşmeyi gönder.
• Müşteriden gelen iade, indirim varsa nedenini yaz.

Ay içinde nasıl biriktireceksin?

Ay sonunda toplamak zor, ay içinde biriktirmek kolay. Dükkânda bir kutu ya da zarf ayır; her fiş ve fatura geldiği gün oraya girsin. Telefonunda da "Mart belgeleri" gibi bir klasör aç, e-postayla gelen faturaları oraya kaydet. Cüzdanda unutulan fiş, ay sonunda kayıp fiştir. Haftada bir, örneğin cuma akşamı, kutuya beş dakika bak. Eksik bir fatura varsa satıcıdan o hafta iste; ay geçtikten sonra bulmak zorlaşır.

Ne zaman göndermelisin?

Müşavirinle bir tarih belirle. Çoğu iş yeri ayın ilk günlerinde belgeleri toplar; böylece beyanname tarihine kadar zaman kalır. Vergi takvimi yazısında beyanname günlerini görebilirsin. Belgeleri en son güne bırakırsan, eksik olan bir belge yüzünden beyanname gecikebilir. Gecikmenin sonucunu müşavirinle konuşarak öğren.

Nasıl göndermelisin?

Müşavirinle birlikte seç: elden, WhatsApp'la fotoğraf, e-posta ya da ortak klasör. Hangisi olursa olsun üç kural geçerli:

1. Belgeler okunur olmalı (net fotoğraf).
2. Aynı ayın belgeleri bir arada olmalı.
3. Her gönderimde yazılı bir not ya da liste olmalı: "Mart ayı belgeleri, 18 fatura, 12 fiş, 1 ekstre."

Örnek: Mehmet Usta'nın Mart zarfı

Zarfın üstüne de bir not yazdı: "Mart: 22 satış faturası, 9 alış faturası, 14 fiş, 1 ekstre, 1 kira dekontu. Römork faturası ekte." Müşavir ilk bakışta eksik olup olmadığını görüyor.

Müşavirden ne geri istemelisin?

Teslim tek yönlü değil. Beyanname verildikten sonra müşavirinden şunları iste: verilen beyannamelerin bir kopyası, ödenecek vergi ve primlerin listesi ve son ödeme günleri. Vergi borcunu gösteren kâğıda tahakkuk fişi denir. Bunları ay ay bir klasörde sakla. Hem ödemeyi unutmazsın hem de bir gün müşavir değiştirirsen elinde tam bir dosya olur.

Kendi küçük kontrolün

Göndermeden önce şuna bak: Kestiğim fatura sayısı ile gönderdiğim sayı aynı mı? Banka ekstresinde gördüğüm ödemelerin belgesi var mı? Belgesi olmayan ödeme varsa müşavirine ayrıca söyle. Sormak, saklamaktan iyidir.