Порядок в документах: что куда класть и как долго хранить

Обувная коробка цветочницы Нермин-ханым

Правила, о которых говорится в этом уроке, — это правила турецкого законодательства.

В цветочном магазине Нермин-ханым документы лежат в обувной коробке. Счета-фактуры, чеки, банковские квитанции, договор аренды — всё в одной коробке. На прошлой неделе ей позвонил лицензированный бухгалтер (mali müşavir): «Мне нужна счёт-фактура на холодильный шкаф, который вы купили в марте прошлого года». Нермин-ханым провела вечер, вытряхивая коробку. Счёт-фактура нашлась, но коробка уже никогда не стала прежней.

В этом уроке мы заведём простую систему, в которой у каждого документа есть свой адрес, и посмотрим, как долго нужно хранить каждый документ. Почему документ обязателен, мы обсуждали в уроке «Счёт-фактура, чек и документ: почему у всего должен быть документ»; здесь мы переходим к порядку.

Два вопроса, один адрес

Задайте каждому документу два вопроса:

1. К какому месяцу он относится? Посмотрите на дату документа.
2. Деньги пришли или ушли? Это документ на то, что вы продали, или на то, что вы купили?

Эти два ответа и есть адрес документа. Одна папка на год, один раздел на каждый месяц, а внутри каждого месяца четыре папки:

• Продажи: выписанные вами счета-фактуры, отчёты онлайн-кассы (ÖKC) за день.
• Покупки и расходы: полученные счета-фактуры, чеки.
• Банк и карта: банковские квитанции, выписки по банковским и кредитным картам, выписки по POS-терминалу.
• Работники: если они есть, расчётные ведомости по зарплате (bordro), банковские квитанции о выплате зарплаты, бумаги SGK.

И ещё постоянная папка, которая лежит вне месяцев: договор аренды, налоговая табличка (vergi levhası), бумаги о начале деятельности, счета-фактуры на основные средства (demirbaş) — то есть на вещи, которыми вы будете пользоваться годами: шкаф, станок, автомобиль. Они не меняются каждый месяц и хранятся дольше.

Что куда класть

При такой системе счёт-фактура Нермин-ханым на холодильный шкаф лежала бы в двух местах: копия в папке покупок за тот месяц, оригинал в постоянной папке. На вопрос бухгалтера можно было бы ответить за две минуты.

Электронные счета тоже нужно куда-то класть

Электронная счёт-фактура (e-Fatura) и электронный архив счетов (e-Arşiv) — это электронные документы. Выписанные вами хранятся в программе или на портале, которыми вы пользуетесь. Те, что приходят вам, приходят по электронной почте или через систему e-Fatura.

• Счёт-фактуру, пришедшую по электронной почте, сохраните на компьютере или в телефоне в папке с такой же структурой: год, месяц, покупки.
• Даже если вы распечатали её на бумаге, электронную версию не удаляйте.
• Если вы меняете программу для выписки счетов или компанию, у которой берёте услугу, заранее узнайте, как вы будете получать доступ к старым счетам весь срок хранения.

Заметка для тех, кто на упрощённом порядке налогообложения (basit usul) или ведёт книгу учёта предприятия (işletme defteri): до конца 2026 года на бумаге можно выписывать только счета на небольшие суммы; с 1 января 2027 года, независимо от суммы, каждая счёт-фактура будет e-Arşiv (Общее разъяснение по Закону о налоговой процедуре (VUK) № 509 с изменениями, внесёнными № 589). Если вы всё ещё выписываете бумажные счета, обсудите с бухгалтером, какие счета могут остаться на бумаге и как подготовиться к переходу.

Полученную счёт-фактуру проверьте в ту же неделю, когда она пришла: правильны ли сумма, дата, название? Если в коммерческой счёт-фактуре есть ошибка, возразите в течение 8 дней со дня её получения; если не возразите, вас признают принявшим её содержание (Торговый кодекс Турции (Türk Ticaret Kanunu), ст. 21/2). Возражайте так, чтобы остался след (электронная почта, зарегистрированная электронная почта (KEP) или нотариус); сказанное по телефону потом не докажешь. Как исправляют ошибочную счёт-фактуру, вы видели в уроке «Как исправить ошибочно выписанную счёт-фактуру».

Отдельная заметка про аренду

Аренду помещения для дела вы должны платить через банк или PTT, независимо от суммы; эта обязанность лежит и на арендаторе, и на арендодателе (Общее разъяснение по подоходному налогу, серия № 328, «Официальная газета» (Resmî Gazete) от 17.10.2024). У аренды, выплаченной из рук в руки, доказательств нет. В описании банковской квитанции пишите, за какой месяц аренда, например «аренда помещения за октябрь 2026 года». Договор хранится в постоянной папке, а квитанция за каждый месяц — в банковской папке этого месяца. Если арендодатель — физическое лицо и с аренды нужно удерживать налог, это рассчитывает ваш бухгалтер; о дне уплаты — в уроке «Календарь одного месяца: что в какой день».

Как долго хранить?

Основное правило для налоговых целей — ст. 253 Закона о налоговой процедуре (Vergi Usul Kanunu): книги и документы хранятся 5 лет, начиная с начала календарного года, следующего за годом, к которому они относятся. Счёт-фактура за 2026 год хранится 5 лет с 1 января 2027 года, то есть до конца 2031 года. Электронная она или бумажная, на срок это не влияет.

Для некоторых документов срок дольше:

• Торговый кодекс: предприятия, считающиеся коммерсантами (tacir), включая все компании, хранят свои книги и документы 10 лет (Торговый кодекс Турции, ст. 82).
• Документы работников: документы и записи, относящиеся к SGK, хранятся 10 лет (Закон № 5510, ст. 86).
• Счета-фактуры на основные средства: если стоимость станка списывается в расходы частями на протяжении лет (это называется амортизацией, amortisman), то год, в котором списана последняя часть, тоже может проверяться 5 лет с начала следующего года, и проверяющий потребует счёт-фактуру, на которой эта часть основана. Поэтому счёт-фактуру на покупку хранят ещё 5 лет с начала года, следующего за годом окончания списания. Это не отдельная статья закона, а сложившаяся практика, вытекающая из срока давности по налогам (Закон о налоговой процедуре, ст. 114). То есть счёт-фактура на шкаф, расходы по которому списываются 5 лет, остаётся в папке около 10 лет; для имущества, которое списывают дольше, например здания, срок ещё больше.
• Убыток прошлых лет: если убыток какого-то года переносится на следующие годы, документы этого года тоже хранят дольше.

Если вы не уверены, к какому случаю относитесь, надёжнее всего хранить всё не менее 10 лет; для счёт-фактуры на основное средство рассчитайте срок так, как описано выше. Подробнее — в статье «Сколько лет хранятся счета-фактуры и книги?» (на турецком).

В конце месяца закрывайте папку

В последний рабочий день месяца один раз просмотрите четыре папки. Есть ли пустые или неполные места? Недостающие счета-фактуры запросите на той же неделе. Затем напишите сверху на папке короткую заметку: «Октябрь 2026: 30 счетов-фактур по продажам, 18 по покупкам, 25 чеков, 2 выписки». Отправьте эту заметку и документы своему бухгалтеру. Обсудите с ним, где будут лежать оригиналы: у него или у вас; у кого бы они ни лежали, обязанность хранить остаётся на вас. Полный список ежемесячной передачи бухгалтеру — в уроке «Что отправлять бухгалтеру каждый месяц».

Полка Нермин-ханым

Нермин-ханым убрала обувную коробку и поставила на полку короткий ящик на двенадцать отделений. В телефоне она тоже завела папки с такими же названиями. Через месяц бухгалтер позвонил снова: «Счёт-фактура на горшки за сентябрь?» Нермин-ханым нашла её, не отключая звонка.