Muhasebe Defterleri: Hangi Defteri Tutarım? (2026)

Çiçekçi Sevgi Hanım Bursa'da dükkânını açarken müşavirine sordu: "Hangi defteri tutacağız?" Müşavir "Sizin durumunuza göre" dedi. Sevgi Hanım'ın dükkânı aynı dükkân, ama durumuna göre tutacağı defter, hatta defter tutup tutmayacağı değişir. Sevgi Hanım ve dükkânı kurgudur.

Kısa cevap

1. Hangi defteri tutarım? İşletmenin türüne bağlıdır. Basit usuldeki esnafın yasal defteri yoktur. İşletme hesabındaki şahıs işletmesi tek bir sade defter tutar. Bilanço esasındaki şahıs işletmesi ile limited ve anonim şirketler üç defter tutar: yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri.
2. Hangi gruptayım? Şirketsen bilanço esasındasın, yani tam muhasebe düzenindesin. Şahıs işletmesiysen vergi dairesindeki kaydın ve yıllık rakamların belirler. Mükellefiyet bilgini İnteraktif Vergi Dairesi'nden görebilir, işletme hesabı mı bilanço mu olduğunu müşavirine sorabilirsin.
3. Kâğıt mı, elektronik mi? Bilanço esasında yevmiye ve defteri kebir 2025'ten beri e-Defter'dedir, yani GİB'in sistemine elektronik yüklenir, notere gidilmez. İşletme defteri ve basit usul kayıtları GİB'in internetteki kayıt ekranı olan Defter-Beyan Sistemi'ndedir.
4. Defteri ben mi tutarım? Defteri mali müşavirin tutar, sen belgeleri eksiksiz ve zamanında verirsin.

Sevgi Hanım'ın beş ihtimali

Tablonun her satırı ayrı bir kuraldır. Arkadaşının tuttuğu defter senin tutacağınla aynı olmayabilir. Hangi düzende olduğunu bilmiyorsan vergi dairene ya da müşavirine sorabilirsin.

Defter ne işe yarar?

Defter, işletmende olan biteni belgeye dayanarak yazdığın kayıt düzenidir. Çiçekçide bunu "gün defteri" gibi düşünebilirsin: sabah gelen gül, öğlen satılan buket, akşam ödenen kira. Kâr, vergi ve alacaklar hep o kayıtlardan çıkar. Her satırın arkasında bir fatura, dekont ya da bordro olmalıdır. Belgenin neden bu kadar önemli olduğunu Fatura, fiş ve belge dersinde anlattık.

Sevgi Hanım ilk yıl: işletme defteri

Sevgi Hanım gerçek usulde, yani kazancı defter kayıtlarına göre hesaplanan şahıs işletmesi olarak başladı. Müşaviri işletme defteri tutacağını söyledi. İşletme hesabı esasında tek defter tutarsın, bilanço esasındaki gibi üç ayrı defter yoktur.

Ev bütçesi gibi düşünebilirsin: ne kadar para girdi, ne kadar çıktı, aradaki kazanç ne kadar. İşletme defterinde de yıl sonunda elinde kalan mal kazanç hesabına girer, yani sayım yine gerekir. Ayrıntısını Aralıkta sayım dersinde, yıl sonu özetinin okunuşunu İşletme hesabı özeti dersinde anlattık.

Basit usulde olsaydı yasal defter tutmayacaktı. Ama "hiçbir şey yazmam" demek değildir: alış ve satış kayıtları üçer aylık dönemler hâlinde, dönemi izleyen ayın sonuna kadar Defter-Beyan Sistemi'ne işlenir, belgeler saklanır. Çoğu zaman bu girişi mali müşavir yapar. 2026'dan itibaren bazı yerlerdeki basit usul mükelleflerinin gerçek usule geçtiğini Basit usul nedir, ben girer miyim? yazısında anlattık. Gerçek usule geçen genellikle işletme defteri tutar, aşağıdaki sınırları aşıyorsa bilanço esası gerekir.

Dükkân büyüyünce: üç defter

Bilanço esasına göre defter tutanlar üç defter tutar. Bütün limited ve anonim şirketler bu gruptadır.

Yevmiye defteri işlemleri tarih sırasıyla, madde madde yazar. Sevgi Hanım'ın günlük sipariş defterine benzer: "2 Ekim, bankaya 15.000 TL tahsilat geldi."

Defteri kebir, yani büyük defter, aynı kayıtları hesap hesap dizer. Çekmece etiketlerine benzer: bir çekmece bankanın, biri tedarikçilerindir. Yeni bilgi eklemez, yalnızca sıralamayı değiştirir. İkisinin farkını Yevmiye defteri ve büyük defter dersinde örnekle gördün.

Envanter defteri yılın son gününde sayılan malın, kasanın, alacakların ve borçların listesidir. Sevgi Hanım için bu, 31 Aralık akşamı dükkânın fotoğrafıdır: kaç buket, kaç saksı, kasada kaç lira.

Şirketlerde ayrıca şirkete özgü defterler vardır: pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, anonim şirketlerde bir de yönetim kurulu karar defteri. Bunlar muhasebe kaydı değil, şirketin kararlarının ve ortaklık yapısının kaydıdır.

Sevgi Hanım ne zaman üç deftere geçer?

Şirketsen bilanço esasındasın, şahıs işletmesiysen yıllık rakamlarına bakılır. Alım satım işlerinde 2026 sınırları yıllık alışta 2.500.000 TL, yıllık satışta 3.500.000 TL'dir ve birini aşmak yeterlidir.

Ama sınırı aşar aşmaz geçmezsin. %20'den fazla aşarsan izleyen yıldan geçersin. %20'ye kadar aşıp bunu iki yıl üst üste yaparsan ikinci yılı izleyen yıldan geçersin. Karşılaştırma bir önceki yılın rakamlarıyla yeni yılın sınırları arasında yapılır.

Hizmet işlerinde ölçüt farklıdır, imalatta müşavirine sorabilirsin. Sınırlar her yıl yeniden belirlenir ve serbest meslek erbabı ayrı bir düzendedir. Hizmet ölçütleri, geri dönüş hakkı, isteğe bağlı seçim ve kanun maddeleri ayrı ve daha karışık sorulardır. Bilinenleri aşağıda, müşavirinle konuşman için topladık. Şahıs işletmesi mi, limited mi sorusunu Şahıs şirketi mi, limited mi? yazısında anlattık.

Notere gidecek miyim?

Bilanço esasındaysan yevmiye defteri ve defteri kebir 1 Ocak 2025'ten beri e-Defter olarak tutulur, kâğıt seçeneği yoktur. e-Defter için notere gidilmez, onayın yerini berat alır. Her ayın kayıtları elektronik dosya olarak hazırlanır, mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanıp Gelir İdaresi'nin sistemine yüklenir. Mali mühür, işletmenin elektronik imzası gibi düşünülebilir. Karşılığında Gelir İdaresi onaylı bir berat dosyası verir, yani noter mührünün yerini bu dosya alır. Yükleme için son gün şahıs işletmesinde ilgili ayı izleyen dördüncü ayın 10'u, şirkette 14'üdür: ocak ayının beratı mayısta yüklenir.

Envanter defteri kâğıtta tutulabilir, isteyen 2026'dan itibaren elektronik de tutabilir. Kâğıtta tutulan defterler noterde onaylanır. Takvim yılı kullanıyorsan yeni defterin açılış onayı bir önceki yılın aralık ayında yaptırılır, 2027'de kullanılacak yeni defterler için son gün 31 Aralık 2026'dır.

1 Ocak 2026'dan itibaren tescil edilen şirketlerde pay defteri ile genel kurul defteri kâğıtta değil, Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticari Defter Sistemi'nde (ETDS) tutulur. İşletme defteri ve basit usul kayıtları Defter-Beyan Sistemi üzerinden işlenir, onayı da sistem üzerinden yapılır, notere gidilmez. Hangi defterinin notere gideceğini müşavirinle aralık başında konuşabilirsin, ayrıntısı Müşavire yıl sonu dosyası dersinde. Saklama süresini Belge saklama süresi yazısında anlattık.

Müşavirinden ne bekleyebilirsin?

Defteri tutmak müşavirin işidir, senin işin ona doğru ve zamanında belge vermektir. Sevgi Hanım müşavirine hangi esasa göre defter tuttuğunu, defterlerin nerede olduğunu ve yıl sonunda ondan ne isteneceğini sordu, cevapları yazılı aldı. Bir ayda ne olduğunu görmek için yevmiye dökümünü, bir hesabın durumu için büyük defter ya da muavin dökümünü, hesapların toplamı için mizanı isteyebilirsin. Mizanın nasıl okunacağını Mizan okumak dersinde gösterdik. Kasa, banka ve cari kayıtlarını düzenli tutup müşavire devir paketi olarak vermek istersen Yuhasibu bunu yapabilir.

İlk adımlar

1. Hangi esasa göre defter tuttuğunu müşavirinden yazılı öğrenebilirsin: basit usul, işletme hesabı mı, bilanço mu?
2. Defterlerinin e-Defter'de mi, Defter-Beyan Sistemi'nde mi olduğunu, kâğıtta kalan defterin olup olmadığını sorabilirsin.
3. Şahıs işletmesiysen her yıl sonunda alış ve satış toplamını sınırlarla karşılaştırabilirsin.
4. Bilanço esasındaysan yıl sonu için sayım listesi, kasa ve banka kayıtları ve alacak listesini hazırlayabilirsin.
5. Müşavir değiştirirken defterlerin, belgelerin ve e-Defter yetkisinin teslimini ayrıca konuşabilirsin (Muhasebeci tutmak zorunlu mu?).

Müşavirinle konuşurken işine yarayacak ayrıntılar

Bu bölüm, konuyu müşavirinle ayrıntılı konuşmak isteyenler içindir. Kanun maddeleri, sınırlar ve geçiş kuralları, e-Defter süreleri, tasdik takvimi ve özel durumlar burada yer alır.

Defterlerin dayanağı

Bilanço esasında üç defter Vergi Usul Kanunu md. 182'de sayılır: yevmiye defteri (md. 183), defteri kebir, envanter defteri (md. 185 ve 186). Şirkete özgü defterler Türk Ticaret Kanunu md. 64 ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ md. 5'te düzenlenir. Limited ve anonim şirketlerde pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, anonim şirketlerde yönetim kurulu karar defteri tutulur. Limited şirkette müdürler kurulu karar defteri zorunlu değildir.

Sınırlar ve geçiş kuralı

Alım satım işlerinde 2026 sınırları yıllık alışta 2.500.000 TL, yıllık satışta 3.500.000 TL'dir ve ikisinin birlikte aşılması gerekmez (VUK md. 177, 588 Sıra No'lu Tebliğ). İşletme hesabındaki işletme sınırı %20'den fazla aşarsa izleyen yıldan bilanço esasına geçer (md. 180). %20'ye kadar aşıp bunu üst üste iki yıl yaparsa ikinci yılı izleyen yıldan geçer. Yani 2026 için tek yılda geçişi gerektiren tutarlar alışta 3.000.000 TL'nin, satışta 4.200.000 TL'nin üstüdür. 2026 defterleri belirlenirken 2025 rakamlarına ve 2026 sınırlarına bakılır.

Hizmet işlerinde ölçüt yıllık gayrisafi iş hasılatıdır ve 2026 sınırı 1.200.000 TL'dir. Alım satımla hizmet birlikte yapılıyorsa iş hasılatının beş katı ile satış tutarının toplamına bakılır, 2026 sınırı 2.500.000 TL'dir. İmalatta hangi ölçütün geçerli olduğunu müşavirine sorman iyi olur.

Bilanço esasındaki işletme sınırın altına inerse işletme hesabına dönebilir. Bu bir haktır, zorunluluk değildir (md. 179). Sınırın altındayken bilanço esasını isteğe bağlı seçmek de mümkündür, e-Defter tebliği bu seçimi de kapsar. Seçimin zamanı ve geri dönüş koşulları için müşavirinden yazılı cevap alman iyi olur. 2027 sınırları yeni tebliğle açıklanınca onlara bakılır.

e-Defter zorunluluğu ve berat süreleri

1 Ocak 2025'ten beri bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ve bu esası kendi isteğiyle seçenler e-Defter'e geçmek zorundadır (Elektronik Defter Genel Tebliği Sıra No: 5). 2025'ten sonra işe başlayan ya da işletme hesabından bilanço esasına geçen işletmede zorunluluk, işe başlama ya da geçiş tarihinden itibaren başlar. Limited ve anonim şirketler kural olarak bu kapsamdadır, çok sınırlı istisnalar için müşavire sorabilirsin.

Yılın ilk ayının beratı açılış onayının, son ayının beratı kapanış onayının yerine geçer. Yılın son ayında süre, yıllık beyannamenin verildiği ayı izleyen ayın 10'u ya da 14'üdür. Aylık yerine üçer aylık (geçici vergi) dönemler hâlinde yükleme de seçilebilir. Gelir İdaresi bu son günleri zaman zaman uzatır. Envanter defterini elektronik tutmak isteğe bağlıdır, başvurusu Dijital Vergi Dairesi'nden yapılır.

Kâğıt defterlerin tasdik takvimi

Kâğıtta tutulan defterler (elektronik tutulmayan envanter defteri ve anonim şirketin yönetim kurulu karar defteri gibi) noterde onaylanır. Takvim yılı kullanan işletmelerde açılış onayı, kullanılacağı yıldan önceki yılın aralık ayında yaptırılır. Eski defterin sayfaları yetiyorsa envanter defteri ve karar defteri genellikle yeni yılın ilk ayında ara onaya götürülür. Kâğıtta tutulan anonim şirket yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı izleyen yılın ocak ayı sonuna kadar yapılır.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri kâğıtta tutuluyorsa boş sayfası yettiği sürece her yıl yeniden onaylatılmadan kullanılabilir. 1 Ocak 2026'dan önce kurulmuş şirketlerde ETDS durumunun müşavirle netleştirilmesi iyi olur.

Defteri kendin tutabilir misin?

Başkası adına defter tutmak ve beyanname hazırlamak mali müşavirlerin işidir. İşletmenin türüne ve cirosuna göre belirlenen durumlarda beyannameler müşavire imzalatılır, ölçütler her yıl duyurulur. Kendi kayıtlarını kendin tutup tutamayacağını, e-Defter için gereken yazılım ve imza işlerini müşavirine sorabilirsin.

Faaliyet yapmayan şirket

Şirket kendiliğinden kapanmaz, faaliyet olmasa da defter ve beyanname yükümlülükleri sürer. Kapatma müşavirle birlikte yürütülür.

Henüz net olmayanlar

• Soru: Hangi esasa göre defter tutuyorum, hangi yıl bilanço esasına geçerim? Kime: Mali müşavirine, yazılı.
• Soru: İmalatta hangi sınır geçerli? Kime: Mali müşavirine.
• Soru: Bilanço esasını isteğe bağlı seçersem ne zaman geri dönebilirim? Kime: Mali müşavirine, yazılı.
• Soru: 2026'dan önce kurulmuş şirketimin pay ve genel kurul defteri ETDS'ye geçecek mi? Kime: Mali müşavirine.