Что отправлять лицензированному бухгалтеру каждый месяц: ежемесячный список

Ежемесячная сумка районного перевозчика

Мехмет-уста (мастер Мехмет) ведёт небольшое дело по перевозкам. Весь месяц документы на топливо лежат у него в кармане, счета-фактуры за грузы — в бардачке, выписки по банковской карте — в телефоне. Когда наступает конец месяца, он звонит своему лицензированному бухгалтеру: «Отправлю всё, что найду». Бухгалтер вздыхает, потому что работать с неполными документами он не может.

Решение простое: каждый месяц заполняйте один и тот же список. Делайте, как Мехмет-уста: в первые три дня месяца подготовьте конверт или папку.

В этом уроке мы даём список. Зачем нужен каждый документ, подробно рассказано в статье «Документы, которые нужно передать лицензированному бухгалтеру». А о том, почему документы так важны, можно прочитать в уроке «Счета-фактуры, чеки и документы: почему у всего должен быть документ».

Ежемесячный контрольный список

1. Документы по продажам

• Все счета-фактуры (fatura), которые вы выписали (бумажные или электронные).
• Если были продажи, по которым вы выдавали чек вместо счёта-фактуры, документы по ним. У каждой продажи есть документ: счёт-фактура, кассовый чек онлайн-кассы (yazar kasa fişi) или другой документ, в зависимости от дела. Какой нужен именно вам, спросите у бухгалтера.
• Если вы пользуетесь онлайн-кассой (yazar kasa, устройство для регистрации платежей), ежедневные Z-отчёты за этот месяц, то есть отчёты о конце дня, которые вы снимаете каждый вечер, закрывая кассу. Бухгалтер может попросить и итоговый отчёт за месяц; спросите, какие именно ему нужны.

2. Документы по закупкам и расходам

• Все счета-фактуры на товары и услуги, которые вы купили.
• Чеки за обеды, парковку, мелкие покупки. Какие из них можно записать в расходы, вы узнаете из статьи «Какие траты записываются в расходы?».
• Документы на топливо, купленное для рабочей машины. Внимание: с 1 июля 2025 года на машину, используемую в работе, обязательно ставить чип распознавания транспортного средства (Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi, сокращённо UTTS, национальная система распознавания транспортных средств) и покупать топливо по этому чипу (для бака с газом LPG и для топлива, кроме бензина и дизеля, срок продлён до 31 декабря 2026 года; если ваша машина работает на LPG, установите устройство и на газовый бак до этой даты). Документ на топливо, купленное без чипа, для налоговых целей считается несуществующим: в расходы его записать нельзя, а НДС (KDV), который вы заплатили при покупке, нельзя вычесть из НДС, полученного от покупателя при продаже. Если на вашей машине нет чипа или вы на упрощённом порядке налогообложения (basit usul), сразу спросите бухгалтера.
• Банковская квитанция об оплате аренды. Аренда места работы, какой бы ни была сумма, платится через банк или PTT. Если владелец — частное лицо, а вы не на упрощённом порядке, вам, возможно, придётся удерживать налог с аренды у источника выплаты (stopaj); это рассчитает ваш бухгалтер.
• Счета за электричество, воду, телефон, интернет.

3. Банк и касса

• Выписка по банковскому счёту за месяц. Если у вас отдельный счёт для дела, добавьте его; если есть продажи по карте (POS-терминал), добавьте и счёт POS. Если вы платили за дело кредитной картой, отправьте и выписку по карте.
• Состояние наличных в кассе: на начало месяца и на конец.
• Списки поступлений и платежей: от кого что получили, кому что заплатили.

4. Если у вас есть работники

• Если кто-то уволился, сразу сообщите бухгалтеру, не дожидаясь конца месяца: срок для сообщения об уходе в Службу социального обеспечения (SGK) короткий.
• Если на работу выходит новый человек, не оставляйте это для ежемесячного конверта: скажите бухгалтеру не позднее чем за день до выхода на работу. Уведомление о приёме на работу в SGK нужно подать до начала работы; если опоздать, штраф придёт вам.
• Сверхурочные, отпуск, больничные, авансы и всё остальное, что повлияет на зарплату.
• Если платили зарплату через банк, банковские квитанции. С 1 июля 2025 года работодатель, у которого 3 или больше работников, обязан платить зарплату через банк.
• (О том, что делать при найме работника, вы узнаете из статьи «Нанимая первого работника».)

5. Особые случаи

• Если вы сделали крупную покупку (машина, оборудование, мебель), отдельно отметьте счёт-фактуру.
• Если взяли кредит или заём, отправьте договор.
• Если был возврат или скидка покупателю, напишите причину.

Как копить документы в течение месяца

Собирать в конце месяца трудно, а копить в течение месяца легко. Заведите в магазине коробку или конверт: каждый чек и каждая счёт-фактура в день получения попадают туда. В телефоне тоже сделайте папку, например «Документы за март», и сохраняйте туда счета-фактуры, пришедшие по электронной почте. Чек, забытый в кошельке, к концу месяца становится потерянным чеком. Раз в неделю, например в пятницу вечером, на пять минут заглядывайте в коробку. Если какой-то счёт-фактуры не хватает, попросите её у продавца на той же неделе: когда месяц пройдёт, найти её будет труднее.

Когда отправлять

Договоритесь с бухгалтером о дате. Большинство предпринимателей собирают документы в первые дни месяца: так до срока сдачи деклараций остаётся время. Дни сдачи деклараций вы можете посмотреть в статье «Налоговый календарь». Если оставить документы на последний день, из-за одного недостающего документа декларация может опоздать. О последствиях опоздания узнайте у своего бухгалтера.

Как отправлять

Выберите вместе с бухгалтером: лично в руки, фотографии в WhatsApp, электронная почта или общая папка. Что бы вы ни выбрали, действуют три правила:

1. Документы должны читаться (чёткая фотография).
2. Документы одного месяца должны быть вместе.
3. К каждой отправке должна быть письменная записка или список: «Документы за март: 18 счетов-фактур, 12 чеков, 1 выписка».

Оригинал бумажного документа, фотографию которого вы отправили, не выбрасывайте. Оригинал нужно хранить для налоговых целей не менее пяти лет, а по некоторым документам срок дольше (статья «Срок хранения документов»). При проверке попросят не фотографию, а оригинал.

Пример: мартовский конверт Мехмета-уста

Сверху на конверт он написал записку: «Март: 22 счёта-фактуры по продажам, 9 по закупкам, 14 чеков, 1 выписка, 1 квитанция об аренде. Счёт-фактура на прицеп приложена». Бухгалтер с первого взгляда видит, чего-то не хватает или нет.

Что просить у бухгалтера в ответ

Передача документов — не дорога в одну сторону. После подачи деклараций попросите у бухгалтера: копии поданных деклараций, список налогов и взносов к оплате и последние сроки оплаты. Бумага, где указан налоговый долг, называется извещением о начисленном налоге (tahakkuk fişi). Храните всё это по месяцам в одной папке. Так вы не забудете об оплате, а если когда-нибудь смените бухгалтера, у вас на руках будет полное досье.

Ваша небольшая проверка

Перед отправкой посмотрите: число выписанных мной счетов-фактур совпадает с тем, что я отправляю? Есть ли документы на платежи, которые я вижу в банковской выписке? Если какой-то платёж без документа, скажите об этом бухгалтеру отдельно. Спросить лучше, чем скрыть.