İlk 30 kelime 4: Defter ve hesap kelimeleri

Fatma Hanım'ın defteri

Fatma Hanım terzi. Kumaşı Rıza Bey'den alır, dikişi müşterisine verir. Ödemeler hemen yapılmaz: kimi zaman Fatma Hanım Rıza Bey'e borçlu, kimi zaman müşterisi ona. Hepsini bir deftere yazar. O defter, bu dersin ilk üç kelimesinin kökü.

Yıl sonunda mali müşaviri geldi: “Cari hesaplarınızı mutabık edelim, defterleri kapatıp bilançoyu ve gelir tablosunu çıkaracağım.” Fatma Hanım bunu duyunca deftere sarıldı. Şimdi o cümleyi çevirelim.

Cari hesap: veresiye defteri

Cari hesap, bir kişi ya da firmayla aranızdaki borç alacak kaydıdır. Her müşteri ve her tedarikçi için ayrı bir sayfa gibi düşün: ne sattın, ne aldı, ne ödedi, kaç lira kaldı. Bakkalın veresiye defteriyle aynı şey; sadece daha düzenli.

İki yönü var. Müşterin sana borçluysa bu senin alacağındır. Sen tedarikçiye borçluysan bu senin borcundur. Aynı kişi hem müşterin hem tedarikçin de olabilir.

Mini örnek: Rıza Bey'in kumaşından 8.000 liralık mal aldın, henüz ödemedin: Rıza Bey'in cari hesabında 8.000 lira borcun görünür. Nilüfer Hanım'ın elbisesini 2.000 liraya diktin, parasını almadın: onun cari hesabında 2.000 lira alacağın görünür.

Mutabakat: iki defterin aynı rakamı yazması

Mutabakat, iki tarafın cari hesaplarını karşılaştırıp “evet, bizde de bu rakam yazıyor” demesidir. İki ayrı kişi aynı borcu ayrı defterlere yazdığı için bir tarafta unutulan fatura, yanlış girilmiş tutar ya da ödenmiş ama kaydedilmemiş para çıkabilir.

Genellikle bir taraf diğerine hesap özetini gönderir ya da mektup yazar; karşı taraf rakamı onaylar veya fark varsa belirtir. Düzenli yapılırsa “ben ödemiştim” “ödememişsin” kavgalarından kurtarır.

Mini örnek: Fatma Hanım'ın defterinde Rıza Bey'e 8.000 lira borç var. Rıza Bey'in defterinde 7.500 lira alacak yazıyor. Fatma Hanım, 500 liralık farkı birlikte aradı; bir ödemenin Rıza Bey'in kaydına geçmediğini buldu.

Defter: işletmenin kayıt kitabı

Defter, işletmenin gelir, gider ve işlemlerinin sistemli biçimde yazıldığı kayıt düzenidir. Elindeki fatura ve belgeler önce deftere işlenir, sonra raporlar çıkar. Defter olmadan ne kadar kazandığını, vergini nasıl hesaplayacağını kimse bilemez.

Hangi defterlerin tutulacağı işletmenin türüne ve büyüklüğüne göre değişir; küçük işletmeler daha basit, şirketler ve büyük işletmeler daha ayrıntılı bir düzen kullanır. Çoğu defter bugün elektronik ortamda tutulabilir. Sen kendi kendine karar verme: hangi defteri tutacağını mali müşavirin belirler, sen belgeleri eksiksiz verirsin.

Mini örnek: Fatma Hanım her ay topladığı faturaları mali müşavirine verir, mali müşavir bunları deftere işler. Yılın sonunda defterde 480.000 liralık satış ve 400.000 liralık harcama toplanmış durumdadır.

Bilanço: işletmenin fotoğrafı

Bilanço, işletmenin belirli bir günkü durumunu gösteren tablodur. Bir fotoğraf gibi: o gün neyin var (kasa, banka, alacakların, makinelerin, stoğun), neyi borçlusun, geriye kalan kısım senin (sermaye ve birikmiş kâr). Sol taraf “neyim var”, sağ taraf “bunlar kimin parasıyla alınmış”, ve iki taraf her zaman eşit çıkar.

Bu eşitlik şunu söyler: işletmenin sahip olduğu her şey ya borçla ya da kendi parayla alınmıştır. Bilanço genelde yıl sonu gibi bir tarihte çıkarılır.

Mini örnek: Fatma Hanım'ın 31 Aralık'ta kasada, bankada, makinelerde ve alacaklarda toplam 100.000 lirası var. Bunun 40.000 lirası kumaşçıya ve bankaya borç, 60.000 lirası kendi sermayesi ve birikmiş kâr. 40.000 + 60.000 = 100.000.

Gelir tablosu: işletmenin filmi

Gelir tablosu, belirli bir dönemde ne kadar gelir elde ettiğini, ne harcadığını ve sonunda ne kadar kâr ya da zarar kaldığını gösteren tablodur. Bilanço fotoğrafsa gelir tablosu filmdir: Ocak'tan Aralık'a ne oldu.

Tablonun üstünde satışlar, ortasında giderler, altta kâr ya da zarar yazar. Para nasıl döner dersindeki gelir eksi gider farkının resmî hâlidir. Bankalar kredi verirken, ortaklar karar alırken, sen kendi işine bakarken ilk buna bakar.

Mini örnek: Fatma Hanım'ın bir yıllık gelir tablosunda 480.000 lira satış, 400.000 lira gider, 80.000 lira vergi öncesi kâr yazıyor.

Mali müşavir: işletmenin yol arkadaşı

Mali müşavir (meslek unvanı genellikle serbest muhasebeci mali müşavir), defterini tutan, beyannamelerini hazırlayan ve vergi konularında sana yol gösteren kişidir. İnsan sağlığında aile hekimin neyse, işletmenin mali sağlığında o. Ona belgeleri getirirsin, o kayıtları tutar, beyannameleri verir, ne yapman gerektiğini söyler.

Mali müşavir her şeyi senin yerine yapmaz. Belgeleri toplamak, doğru bilgi vermek ve vergi ödemek için para ayırmak sende kalır. Ne yapar, ne yapmaz konusunu ayrı bir derste ayrıntılı işledik.

Mini örnek: Fatma Hanım her ayın ilk haftası belge klasörünü mali müşavirine bırakıyor. Mali müşavir bunları deftere işliyor, ay sonunda vergi beyannamelerini hazırlıyor.

Altısını birleştirelim

Fatma Hanım her müşterisi için bir cari hesap tutuyor. Yılda bir mutabakat ile rakamları karşı tarafla eşliyor. Belgeler deftere işleniyor. Defterden iki rapor çıkıyor: bir günün fotoğrafı olan bilanço ve bir yılın filmi olan gelir tablosu. Bu işleri yürüten, yol gösteren kişi de mali müşavir.