İlk 30 kelime 5: Belge türleri ve e-Devlet

Ali Bey'in çiçekçisi

Ali Bey çiçekçi. Sabah erkenden toptancıdan gül ve lale alır, dükkânda buket yapıp satar. Bazen evinde kurutulmuş çiçek hazırlayan bir komşusundan da ürün aldığı olur. Her adımda farklı bir belge ve farklı bir kurum çıkıyor karşısına.

Geçen hafta toptancı “sana e-fatura keseceğim” dedi. Müşterisi “e-arşiv istiyorum” dedi. Mali müşaviri “GİB'den kontrol ettim” dedi. Ali Bey hepsine başını salladı ama içinden bir şey anlamadı. Bu derste o kelimeleri tek tek açıyoruz.

e-Fatura: kâğıt değil, elektronik fatura

e-Fatura, kâğıt basmadan elektronik ortamda, Gelir İdaresi'nin sistemi üzerinden kesilen faturadır. Postane yerine e-posta gibi düşün; ama resmî ve kayıtlı. Faturayı kesen de alan da bu sisteme kayıtlı olmalıdır; iki tarafın e-fatura kullanıcısı olması gerekir.

Kimlerin e-fatura kullanmak zorunda olduğu belirli şartlara bağlıdır ve zaman içinde değişebilir. İşletmen için zorunlu olup olmadığını mali müşavirine sor. Zorunlu olmasan da gönüllü geçebilirsin.

Mini örnek: Toptancı Ali Bey'e e-fatura kesti. Fatura kâğıda basılmadı, sistem üzerinden Ali Bey'in hesabına düştü; Ali Bey de oradan görüp mali müşavirine iletti.

e-Arşiv: e-fatura kullanıcısı olmayana kesilen elektronik fatura

e-Arşiv, e-fatura sistemine dahil olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. E-faturanın daha geniş kardeşi. Alıcının sistemde kayıtlı olması gerekmez; fatura e-posta ile ya da başka bir yolla ona ulaşır.

Kısaca: alıcı e-fatura kullanıcısıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesilir. Hangisinin hangi durumda kullanılacağını faturayı kesen sistem ya da mali müşavirin yönlendirir; sen kendi başına seçmek zorunda değilsin.

Mini örnek: Bir otel, Ali Bey'den düğün çiçekleri aldı ve fatura istedi. Otel e-fatura kullanıcısıysa Ali Bey e-fatura keser. Bir ev hanımı fatura isterse e-arşiv fatura kesilir, PDF olarak e-postasına gider.

İrsaliye: malın yolculuk belgesi

İrsaliye, malın bir yerden başka bir yere giderken yanında taşıdığı belgedir. Yolda polis ya da denetim sorarsa “bu mal nereye, kimden, ne kadar” sorusunun cevabıdır. Kargo gönderisine yapıştırılan irsaliye benzeri bir yolluk kâğıdı gibi düşün.

İrsaliye faturanın yerine geçmez; para istemez, sadece sevki gösterir. Fatura ayrıca kesilir. Elektronik irsaliye de vardır. Hangi durumda irsaliye zorunlu olduğu işe göre değişir, mali müşavirine sor.

Mini örnek: Toptancı 200 dal gülü kamyonetle Ali Bey'e gönderdi. Şoförün yanında sevk irsaliyesi vardı. Fatura birkaç gün sonra e-fatura olarak geldi.

Gider pusulası: fatura kesmeyenden alış belgesi

Gider pusulası, fatura kesme yükümlülüğü olmayan birinden mal ya da hizmet alınca satıcı yerine alıcının düzenlediği belgedir. Evinde kurutulmuş çiçek hazırlayan, vergiden muaf bir esnaftan ürün aldın; o fatura kesmiyor. “Aldığımı kayda geçireyim” diye sen belgeyi hazırlarsın. Çiftçiden doğrudan ürün alırsan belge farklıdır; ona müstahsil makbuzu denir.

Bu belge gerçek bir alış için düzenlenir. Olmayan bir alış için belge uydurmak ağır sonuçlar doğurur. Hangi alışta gider pusulası düzenleneceği ve başka bir vergi işlemi gerekip gerekmediği için mali müşavirine danış.

Mini örnek: Ali Bey, evinde kurutulmuş çiçek hazırlayan Hatice Hanım'dan 1.000 liralık ürün aldı. Hatice Hanım vergiden muaf esnaf, fatura kesmiyor. Ali Bey gider pusulası düzenledi; böylece alışın bir belgesi oldu.

Vergi dairesi: işletmenin kayıt yeri

Vergi dairesi, işletmenin vergi kaydının tutulduğu ve vergilerinin toplandığı resmî yerdir. Dükkân açarken ilk gideceğin yerlerden biridir: “İşe başladım” diye bildirirsin, sana bir vergi numarası verilir. İşi bırakınca da “kapattım” diye bildirirsin.

Nüfus müdürlüğünün kişiler için yaptığını vergi dairesi işletmeler için yapar. Bugün işlerin çoğu internetten görülebiliyor; yine de açılış, kapanış ve bazı özel işlemlerde vergi dairesiyle konuşman gerekebilir.

Mini örnek: Ali Bey dükkânı açmadan önce vergi dairesine kayıt yaptırdı, vergi numarasını aldı. Artık beyannameleri bu daireye bağlı olarak verilir.

GİB: vergi dairelerinin merkezi

GİB, Gelir İdaresi Başkanlığı'dır: ülkedeki vergi dairelerinin bağlı olduğu merkez kurum. Vergi dairesi şube, GİB genel merkez gibi düşün. e-Fatura, e-Arşiv ve beyanname sistemleri GİB'in internet sayfalarından ve programlarından işler.

Yanında bir de e-Devlet (turkiye.gov.tr) var: devletin pek çok işlemi için tek kapı. Vergi borcu sorgulama gibi işlemleri oradan da yapabilirsin. GİB'in sitesi ve e-Devlet ayrı yerlerdir; SGK da ayrı bir kurumdur, vergiyle değil sigortayla ilgilenir.

Mini örnek: Ali Bey e-fatura kullanmaya başlamak istedi. Mali müşaviri ona GİB'in başvuru ve sistem sayfalarını gösterdi, gerekli adımları birlikte yaptılar.

Altısını birleştirelim

Ali Bey'e toptancıdan mal gelirken yanında irsaliye vardı. Sonra e-fatura geldi. Müşterisi e-fatura kullanıcısı değilse ona e-arşiv fatura keser. Fatura kesmeyen esnaftan alırsa gider pusulası düzenler. Kaydı vergi dairesindedir, sistemler ise GİB'in çatısı altında çalışır.