İlk gün ve ilk hafta: imzalar, dosya, eğitim, saatler

Terzi Sevgi Hanım'ın ilk sabahı

Sevgi Hanım'ın terzi atölyesine pazartesi Elçin geliyor. Sözleşme hazır, SGK bildirgesi cuma verildi. Sevgi Hanım pazartesi sabahını şöyle planlamıştı: Elçin gelir, çay içerler, sonra işe başlarlar. Atölyesine iş sağlığı ve güvenliği hizmeti veren ortak sağlık ve güvenlik biriminin (OSGB) uzmanı bir uyarı yaptı: "Makinenin başına geçmeden önce yapılacak birkaç iş var."

Yeni bir kumaşı makaslamadan önce terzi ölçü alır, kalıbı çizer, iğneyle tutturur. Sonradan düzeltmek kumaşı ziyan eder. İlk gün de böyledir: birkaç kâğıdı başta tamamlarsan ileride düzeltmen gerekmez.

İlk saat: üç kâğıt, bir eğitim

1. İş sözleşmesi. Önceden hazırladığın sözleşmeyi işe başlamadan imzalayın. İki nüsha olsun, biri çalışanda kalsın. Neler yazılacağını İş sözleşmesi dersinde anlattık.

2. Aydınlatma metni. Çalışanın kimlik, adres, banka ve sağlık bilgilerini neden topladığını ona anlatırsın. Buna aydınlatma denir (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 10). Aydınlatma, çalışandan onay almak değildir. Metni teslim ettiğini gösteren bir imza, bu yükümlülüğü yerine getirdiğini sonradan göstermenin en kolay yoludur.

3. İş sağlığı ve güvenliği eğitimi. Çalışan fiilen işe başlamadan önce işine ve işyerine özgü riskler hakkında eğitim alır. Bu eğitim çalışma süresinden sayılır. Sevgi Hanım'ın atölyesinde konular belli: makinenin iğnesi, makas, ütü, priz. Eğitimi kim verdiyse, tarihini, konusunu ve çalışanın imzasını taşıyan kâğıdı sakla. OSGB'ler genelde bunun için hazır form verir.

Bunlara iki şey eklenir. İşe giriş sağlık muayenesinin sonucu dosyaya konur. Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde, işe uygunluğu gösteren rapor olmadan çalışan işe başlatılmaz. İşin gerektirdiği koruyucu donanım da ilk gün verilir. Bu yükümlülüklerin genel çerçevesi İşe almadan önce kontrol listesi dersinde var. Atölyenin hangi tehlike sınıfında olduğunu ve hangi muayenenin gerektiğini OSGB söyler.

İlk hafta: özlük dosyası

İş Kanunu md. 75'e göre işveren her çalışan için bir özlük dosyası tutar. Kimlik bilgileri ve kanunlara göre düzenlenmesi gereken belgeler bu dosyada durur. İlk hafta bitmeden dosyayı tamamla:

Bu dosya kişisel veri taşır. KVKK işverene, topladığı verileri korumak için gerekli önlemleri alma görevi de verir (md. 12). Sağlık raporu gibi belgeler daha sıkı korunması gereken veriler arasındadır (md. 6). Dosyayı kilitli bir dolapta ya da şifreli bir klasörde tut. Atölyeye gelen herkes açıp bakamamalı.

Çalışma saatlerini yazıya geçir

Sevgi Hanım ile Elçin'in ileride en çok tartışabileceği konu saattir: kaçta gelinir, kaçta çıkılır, öğle arası ne kadar? Bunu baştan yazmak, bütün bu konuşmaları bir kâğıda bağlar.

Kanunun genel çerçevesi:

• Çalışma süresi genel olarak haftada en çok 45 saattir (İş Kanunu md. 63).
• Sözleşme yazılı yapılmadıysa işveren iki ay içinde çalışana günlük ya da haftalık çalışma süresini de gösteren yazılı bir belge verir (md. 8). Sözleşme yazılıysa saatleri zaten oraya yazarsın.
• Ara dinlenme (md. 68) en az şu kadardır ve çalışma süresinden sayılmaz:

Örnek: Elçin hafta içi beş gün 09.00'da gelip 18.00'de çıkıyor, arada bir saat öğle arası var. Günde 8 saat çalışıyor; 7,5 saatten fazla olduğu için en az bir saat ara dinlenme gerekiyor ve bu düzen buna uyuyor. Haftalık toplam 40 saat.

Bir sayfalık bir çalışma düzeni yazısı hazırla: çalışma günleri, başlama ve bitiş saati, ara dinlenmenin saati, hafta tatili günü. İkiniz de imzalayın, bir nüsha özlük dosyasına girsin. Atölyenin bir köşesine de asabilirsin. Fazla çalışma gerekebilecekse çalışanın yazılı onayı da gerekir; bu da sözleşme dersinde var.

İlk gün çalışana söylenecekler

Kâğıtlar kadar konuşma da önemli. İlk gün şu soruların cevabını çalışana kendin söyle; sonradan sorması gerekmesin:

• Maaş hangi gün, hangi hesaba yatacak?
• Hastalanırsa kime, nasıl haber verecek; raporunu nasıl iletecek?
• İzin isterken kime, kaç gün önce söyleyecek?
• Acil durumda çıkış nerede, ilk yardım dolabı nerede?

Sevgi Hanım bu dört maddeyi çalışma düzeni yazısının altına ekledi. Elçin'in ilk haftada sorduğu tek soru, öğle arasında çay demlemek için kimin sırası olduğuydu.

İlk haftanın sonunda

Cuma akşamı on dakika ayır. Çalışana nasıl geçtiğini sor, eksik kalan belge var mı bak. Deneme süresi koyduysanız onun da başladığını unutma. İlk ayın sonunda gelecek ilk maaş için İlk maaş bordrosu dersine geç.

Sevgi Hanım o pazartesi çayı biraz geç içti. Ama Elçin makinenin başına geçtiğinde, dosyasında eksik kâğıt kalmamıştı.