İlk çalışandan önce: SGK'da işyeri dosyası açmak

Çiçekçi Zeynep Hanım'ın sevgililer günü telaşı

Zeynep Hanım'ın çiçekçisi iki yıldır tek kişilik. Şubat yaklaşınca siparişler yetişmez oldu; komşunun kızı Derya'yı pazartesi başlatmaya karar verdi. Cuma akşamı mali müşavirini aradı: "Pazartesi biri başlıyor, sigortasını yaparız değil mi?" Müşavir önce bir soru sordu: "Dükkânın SGK'da işyeri dosyası var mı?" Yoktu. Çünkü bugüne kadar sigortalı çalıştırmamıştı.

Zeynep Hanım vergi dairesine kayıtlıydı, kendisi de Bağ-Kur'luydu. Ama bunlar işyerinin SGK'da işveren olarak kaydı demek değil. Çalışan almak, SGK'nın gözünde yeni bir kapı açmak demek.

İşyeri dosyası: dükkânın SGK'daki kapı numarası

Bir apartmanda her dairenin kapı numarası olur; posta o numaraya gelir. SGK'da da her işyerinin bir işyeri sicil numarası vardır. Çalışanların bütün bildirimleri bu numaraya yapılır. Numara olmadan çalışanın sigorta girişini yapamazsın.

Bu numarayı almak için verilen forma işyeri bildirgesi denir. SGK'nın kendi sayfasına göre:

• İşyeri bildirgesi en geç sigortalı çalıştırmaya başladığın tarihte verilir (5510 sayılı Kanun md. 11).
• Başvuru e-Devlet üzerinden "İşyeri Bildirgesi (4-a'lı Sigortalı Çalıştırılanlar Yönünden)" ekranından yapılır; işyerini gösteren belgeler PDF ya da JPEG olarak eklenir.
• Bildirgeyi bağlı olduğun sosyal güvenlik merkezi ya da il müdürlüğü onaylar; onaydan sonra işyeri sicil numarası çıkar.

Kanunun verdiği son gün ilk çalışanın ilk günüdür. Ama sicil numarası gelmeden işe giriş bildirgesi verilemeyeceği için bunu son güne bırakma. Birkaç gün önceden vermek en rahatıdır.

Sicil numarası çıkınca SGK'nın işverenlere açık elektronik ekranlarına (e-Sigorta, e-Bildirge gibi) girebilmek için işyerine özel bir şifre alınır. Bu işleri çoğu işletmede mali müşavir yürütür.

Çalışanın girişi: bir gün önce

Dosya açıldıktan sonra sıra çalışana gelir. Sigortalı işe giriş bildirgesi, "bu kişi bu tarihte bu işyerinde başladı" demektir. SGK'nın genel kuralı şu: bildirge işe başlamadan en az 1 gün önce e-Sigorta ile verilir. İnşaat, tarım ve balıkçılık gibi bazı işlerde farklı süre vardır; çiçekçi, kahveci, kuaför gibi sıradan işlerde kural "önce bildirge, sonra iş"tir.

Derya pazartesi başlayacaksa, genel kurala göre bildirgesi en geç pazar günü verilmiş olmalı.

SGK'nın bir istisnası Zeynep Hanım gibi ilk kez işçi alanları doğrudan ilgilendirir: SGK'ya ilk kez işyeri bildirgesi veren işyerlerinde, sigortalı çalıştırmaya başlanan tarihten sonraki bir ay içinde işe alınanların giriş bildirgesi, işyerinin tescil tarihinden itibaren bir ay içinde verilirse süresinde sayılır. Bu istisnanın senin işyerine uyup uymadığını ve günlerin nasıl sayılacağını müşavirin söyler. En sade ve en az riskli yol yine "önce bildirge, sonra iş"tir.

Zeynep Hanım'ın müşaviri de bu sırayı korumak istedi: önce işyeri dosyası, sonra Derya'nın girişi, sonra iş. Bu yüzden müşavir, Derya'nın başlangıcını birkaç gün ileri almayı önerdi. İki gün kayıp gibi görünse de sonradan düzeltme uğraşından çok daha ucuz.

İlk çalışanla her ay ne değişir?

Çalışan geldiğinde dükkânın aylık düzenine yeni işler eklenir:

Tablodaki beyanname, özel sektör işverenleri için hem SGK'ya hem vergi dairesine giden tek bildirimdir. Basit usulde vergilendirilen esnafsan vergi kesintisi tarafı farklı işleyebilir, ama çalışanın gün ve kazanç bildirimi yine her ay yapılır; bunun sana nasıl uygulandığını müşavirine sor. Kendi Bağ-Kur primin ise ayrı yürür; çalışan almak onu değiştirmez (SGK ve Bağ-Kur kaydı dersine bakabilirsin).

Bunlara ek olarak işveren olmanın başka sonuçları da var: çalışanın sağlığı ve güvenliği için temel yükümlülükler, her çalışan için bir özlük dosyası, iş sözleşmesi. Bunları bu modülün diğer derslerinde tek tek anlatıyoruz. Paranın hangi gün çıkacağını görmek için vergi takvimi yazısı da işine yarar.

Kaçırdıysan ne yaparsın?

Çalışanı başlattın ama bildirgeler verilmedi mi? Saklamak durumu düzeltmez. Fark ettiğin gün müşavirini ara; eksik bildirgeleri hemen versin. Geç verilen bildirgeye SGK idari para cezası uygular (5510 sayılı Kanun md. 102); ne kadar olduğunu ve nasıl en aza indirileceğini müşavirin söyler. Erken düzeltilen gecikme, uzun süren kayıt dışılıktan çoğu zaman çok daha hafif biter.

Sık sorulan üç soru

Limited şirketim var, süreç farklı mı? Biraz. Şirket kurulurken ticaret sicil müdürlüğüne yapılan bildirim SGK'ya yapılmış sayılır (5510 sayılı Kanun md. 11); bu yüzden şirketlerde işyeri dosyası çoğu zaman kuruluşla birlikte kendiliğinden açılır. Ama e-Sigorta şifresi için ayrıca belge vermek gerekebilir; kuruluştan sonra uzun süre hiç sigortalı çalıştırılmadıysa dosya kapsam dışına alınmış da olabilir. Şahıs işletmesinde ise işyeri bildirgesi ayrıca verilir. Her iki durumda da ilk iş, dosyanın açık olup olmadığını müşavirine sormak.

Yarım gün çalışacak, onu da bildirmem gerekiyor mu? Evet. Yarım gün ya da haftada birkaç gün çalışan da sigortalıdır ve işe giriş bildirgesi aynı kurala tabidir. Ayın kaç günü bildirileceği tam gün çalışandan farklı olabilir; bunu müşavirinle netleştir.

İkinci bir dükkân açarsam? Ayrı bir adreste ayrı bir işyeri açmak, SGK'da ayrı bir dosya gerektirebilir. Açmadan önce müşavirine sor.

Müşavirine götüreceğin üç bilgi

1. Çalışanın başlayacağı gün ve çalışma saatleri (tam gün mü, yarım gün mü).
2. Çalışanın kimlik bilgisi, konuşulan brüt ücret ve emekli ya da yabancı olup olmadığı (bildirim türü buna göre değişir).
3. İşyerinin adresi ve kira sözleşmesi gibi işyerini gösteren belgeler.

Zeynep Hanım bunları cumartesi gönderdi. İşyeri bildirgesi pazartesi verildi, sicil numarası gelince Derya'nın girişi yapıldı ve Derya çarşamba sabahı tezgâha geçti. Sevgililer gününe hâlâ iki hafta vardı.