Mali Mühür mü E-İmza mı? Hangisi Kime Gerekir?

Kısa cevap: e-imza bir kişiye, mali mühür bir işletmeye aittir. e-imza sizin adınıza atılan dijital imzadır; bir sözleşmeyi ya da bir dilekçeyi kendiniz imzalarsınız. Mali mühür ise şirketin vergi kimlik numarasını ve unvanını taşır, e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter gibi vergi belgelerini işletme adına onaylar. Şirketiniz varsa büyük ihtimalle ikisine de bir gün ihtiyaç duyarsınız, ama her iş için ikisi birden gerekmez.

Aşağıda farkı, hangi belgede hangisinin kullanıldığını ve nasıl alındığını sade bir dille anlatıyoruz.

e-imza nedir?

e-imza, elle attığınız imzanın dijital karşılığıdır. Türkiye'de dayanağı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'dur. Kanun, imza sahibini elektronik imza oluşturan "gerçek kişi" olarak tanımlar. Yani e-imza her zaman bir insana aittir; bir şirkete değil.

Kanuna göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Birkaç istisna var: kanunun resmî şekle ya da özel bir merasime bağladığı işlemler (örneğin noterde yapılması gerekenler) ve bazı teminat sözleşmeleri e-imza ile yapılamaz.

Güvenli e-imza için "nitelikli elektronik sertifika" gerekir. Bu sertifikayı Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun (BTK) yetkilendirdiği elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları verir. Listeyi BTK'nın sitesinde görebilirsiniz. BTK'nın notuna göre Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) e-imzayı yalnız kamu çalışanlarına veriyor; özel sektördeyseniz listedeki diğer firmalardan birine başvurursunuz.

Mali mühür nedir?

Mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın elektronik belge düzenlemeleri için kullanılan bir elektronik sertifikadır. Kişinin değil, mükellefin kimliğini taşır: içinde vergi kimlik numarası ve unvan bilgisi bulunur.

Mali mührü tek bir yer verir: TÜBİTAK BİLGEM bünyesindeki Kamu SM. Kamu SM'ye göre bu sertifikayla e-Fatura ve mevzuatın izin verdiği diğer belgeler mühürlenir.

Bunu şirketin kaşesi gibi düşünebilirsiniz. Kaşeyi yetkili kişi basar ama kaşe kişinin değil şirketindir. Mali mühür de öyle: kartı kimin elinde olursa olsun, imzalanan belgede şirketin adı görünür.

Farkı bir bakışta

e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter'de hangisi kullanılır?

Mali mühür e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter gibi uygulamalarda kullanılır. 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre şirketler (anonim, limited gibi tüzel kişiler) bu belgeleri mali mühürle onaylar.

Şahıs işletmesiyseniz (gerçek kişi mükellef) aynı tebliğ iki yol tanıyor: belgeleri kendi e-imzanızla imzalayabilir ya da mali mühürle onaylayabilirsiniz. Hangisinin sizin için daha uygun olduğunu e-Fatura başvurusunu yaparken ve mali müşavirinizle konuşarak netleştirin. Yanlış araca para vermemek için bu soruyu baştan sormak işinizi kolaylaştırır.

e-Fatura ile e-Arşiv'in farkını merak ediyorsanız e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazımıza bakabilirsiniz.

Özel entegratörle çalışınca kendi mali mührünüz gerekir mi?

Faturalarınızı GİB'in portalından değil de bir özel entegratör (GİB'den izinli e-Fatura hizmet firması) üzerinden kesiyorsanız, bazı düzenlerde faturalar entegratörün kendi mali mührüyle onaylanır. Bu durumda her faturayı kendi kartınızla tek tek imzalamanız gerekmez.

Yine de iki şeyi bilin. Birincisi, başvuru ve kayıt aşamasında sizden kendi mali mührünüz ya da e-imzanız istenebilir. İkincisi, bu düzenin sizin için geçerli olup olmadığı entegratörünüze ve yaptığınız sözleşmeye bağlıdır; emin değilseniz mali müşavirinize de danışın. Sözleşmeyi imzalamadan önce entegratörünüze açıkça sorun: "Faturalarım sizin mührünüzle mi imzalanacak, benim mührüm hangi adımda gerekecek?"

Mali mühür nasıl alınır?

Kamu SM'nin anlattığı süreç üç adımdan oluşuyor:

1. Başvuru: Kamu SM'nin çevrim içi işlemler sayfasından başvuru formunu doldurursunuz.
2. Ödeme: Ücreti Kamu SM'nin sanal POS sayfasından ya da anlaşmalı bankalardan (Kamu SM'ye göre Vakıfbank ve Ziraat Bankası) ödersiniz.
3. Üretim ve teslim: Sertifika üretilir ve size ulaştırılır.

Başvuruda iki seçenek var. Çoğu küçük işletme için uygun olan akıllı kart: Kamu SM'nin fiyat listesinde mühür sertifikası kart okuyucuyla birlikte sunuluyor. Diğer seçenek HSM denen güvenlik cihazı; Kamu SM'ye göre büyük firmalar, çok şubeli yapılar ve çok yüksek hacimde fatura kesenler tercih ediyor. Sertifika firmanın kendi HSM cihazına yüklendiği için cihazın önceden hazır olması gerekir.

Bilmeniz gereken birkaç ayrıntı:

• Başvurunuzun durumunu Kamu SM'nin çevrim içi işlemler sayfasından e-Devlet girişiyle takip edebilirsiniz.
• Kartı başvuruda belirtilen şirket yetkilisi ya da noter onaylı vekâlet verilen kişi teslim alabilir (Kamu SM birkaç yol daha sayıyor, ayrıntısı sık sorulan sorular sayfasında).
• Ödemeyi yaptığınız anda üretim başlıyor; bu yüzden sipariş iptal edilemiyor ve ücret iade edilmiyor. Ödemeden önce bilgileri iki kez kontrol edin.

Ücret: Kamu SM fiyatları kendi sayfasında yayımlıyor ve fiyatlar değişebiliyor. Güncel tutar için Kamu SM'nin mali mühür fiyatlandırma sayfasına bakın; eski bir blog yazısındaki rakama güvenmeyin.

e-imza nasıl alınır?

e-imza için BTK listesindeki sertifika sağlayıcılardan birini seçip başvurursunuz. Sağlayıcı kimliğinizi resmî belgelere göre doğrulamak zorundadır; bu yüzden süreçte kimlik doğrulama adımı vardır. Geçerlilik süresi ve ücret sağlayıcıya ve seçtiğiniz pakete göre değişir, bunları sağlayıcının kendi sayfasından öğrenin.

Süre ve yenileme: tarihi kaçırmayın

Mali mühür sertifikaları 3 yıl geçerlidir. Kamu SM, süresi dolmak üzere olan sertifikalar için kayıtlı e-posta adresine 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta kala hatırlatma gönderiyor. Yenilemek için yeniden başvuru yaparsınız.

Belgelerinizi kendi mührünüzle imzalıyorsanız, mühür bitince e-belge düzenleyemezsiniz. e-Defter tutuyorsanız (çoğu zaman şirketler) beratlarınızı da yükleyemezsiniz; mührün süresinin dolması e-Defter için ek süre gerekçesi sayılmıyor. Yeni kartın üretimi ve kargosu zaman aldığı için yenilemeyi son haftaya bırakmayın. Faturayı ne zaman kesmeniz gerektiğini fatura kesme süresi yazımızda anlattık; mühür sorunu yüzünden bu süreyi kaçırmak istemezsiniz.

Bir uyarı daha: şirketinizin vergi kimlik numarası ya da unvanı değişirse eski mühür işe yaramaz. Kamu SM bu durumda yeniden mali mühür alınması gerektiğini belirtiyor. Unvan değişikliği planlıyorsanız mühür başvurusunu da takviminize ekleyin.

Sık sorulan sorular

Mali mühür yerine e-imza kullanabilir miyim?

Şirketseniz (tüzel kişi) vergi belgeleri için mali mühür gerekir. Şahıs işletmesiyseniz (gerçek kişi) 509 sıra no'lu tebliğe göre e-imza da kullanabilirsiniz. Kendi durumunuz için e-Fatura başvurusu sırasında ve mali müşavirinizle netleştirin.

Mali mührü kim kullanabilir?

Kart şirkete aittir; yetkilendirdiğiniz kişi PIN'i girerek kullanır. PIN'i ve kartı kasadaki anahtar gibi saklayın. Mühürle imzalanan her belge şirketiniz adına imzalanmış sayılır.

Mali mühür ne kadar sürede gelir?

Kamu SM genel bir teslim süresi vermiyor; başvurunuzun hangi aşamada olduğunu çevrim içi işlemler sayfasından e-Devlet ile takip edebiliyorsunuz. Bu yüzden başvuruyu ihtiyacınızdan haftalar önce yapın.

Şirket unvanım değişti, mührüm geçerli mi?

Hayır. Vergi kimlik numarası ya da unvan değişince yeniden mali mühür başvurusu yapmanız gerekiyor.

Özel entegratör kullanıyorum, yine de mühür almam şart mı?

Bazı düzenlerde faturalarınızı entegratör kendi mührüyle onaylar, ama başvuru aşamasında kendi mühür ya da e-imzanız istenebilir. Kesin cevabı entegratörünüz ve yaptığınız sözleşme verir.

Kısaca

• e-imza bir kişiye aittir, BTK listesindeki sağlayıcılardan alınır, elle atılan imza yerine geçer.
• Mali mühür işletmeye aittir, yalnız Kamu SM verir, e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter'de kullanılır.
• Şirketler vergi belgelerinde mali mühür kullanır; şahıs işletmeleri e-imza ya da mali mühür kullanabilir.
• Özel entegratörle çalışıyorsanız onaylamayı entegratör üstlenebilir; ayrıntıyı entegratörünüzden ve sözleşmeden öğrenin.
• Mali mühür 3 yıl geçerlidir. Yenilemeyi son haftaya bırakmayın, ücreti Kamu SM'nin resmî sayfasından kontrol edin.