Kâr ediyorum ama param yok, neden?

Kâr ediyorsunuz ama kasada para yoksa, büyük ihtimalle hiçbir şey kaybolmadı. Para bir yerlerde bekliyor: müşterinin cebinde, rafta, ev sahibinin hesabında ya da sizin cüzdanınızda. Kâr "ne kazandım" sorusunun cevabıdır, kasa ise "şu an elimde ne var" sorusunun. İkisi aynı gün aynı rakamı göstermek zorunda değil.

Bu yazıda paranın nerelere saklandığını bir kahvecinin bir ayı üzerinden tek tek bulacağız.

Kâr ile kasa neden aynı şey değil?

Kâr şöyle hesaplanır: bu ay yaptığınız satışlardan, bu aya ait masrafları çıkarırsınız. Paranın ne zaman elinize geçtiğine ya da ne zaman çıktığına bakmaz.

Kasa ise tam tersine yalnız buna bakar. Para girdiyse girdi, çıktıysa çıktı.

Paranın kasaya giriş çıkışının bu hareketine nakit akışı denir. Basitçe: cebinize ne zaman ne kadar para girip çıktığının hikâyesi. Kâr iyi olabilir, ama nakit akışı kötüyse ay sonunda kira ödeyemezsiniz. Birçok küçük işletme zararda olduğu için değil, parası yanlış zamanda bittiği için zorlanır.

Bir kahvecinin ekim ayı

Mahallede bir kahveci düşünün, adı Mert olsun. Ekim ayı fena geçmemiş. Muhasebecisi hesap yapmış, "Bu ay 30.000 TL kârdasın" demiş. Mert kasaya bakmış: ay başında 50.000 TL vardı, şimdi 15.000 TL. Kârdaysa para nereye gitti?

İki tabloyu yan yana koyalım. Rakamlar yuvarlak, KDV hariç.

Arada 65.000 TL fark var. Şimdi bu farkı parça parça bulalım.

Veresiye satış: para müşterinin cebinde

Mert, yandaki ofise her gün kahve gönderiyor. Ofis ay sonunda topluca ödüyor, ama bu ay ödemedi. 20.000 TL'lik satış yapılmış, kâra yazılmış, kasaya girmemiş.

Buna alacak denir, yani size borçlu olunan para. Kâr tablosu satışı yaptığınız gün sevinir. Kasa ise ancak para gelince sevinir.

Rafta bekleyen para: stok

Mert bu ay 40.000 TL'lik kahve çekirdeği ve malzeme almış, parasını da ödemiş. Ama bunun 30.000 TL'lik kısmı satıldı. 10.000 TL'lik çekirdek hâlâ rafta, çuvalda duruyor.

Stoktaki her paket, kasadan çıkmış ama henüz geri dönmemiş paradır. Satılınca kâra döner. O zamana kadar rafta bekler.

Peşin ödenen kira: bugün çıkan, yarına ait para

Ev sahibi indirim yapınca Mert iki aylık kirayı birden ödedi: 30.000 TL. Kâr tablosuna bu aya ait olan 15.000 TL yazılır, çünkü öbür yarısı kasım ayının masrafı. Kasadan ise 30.000 TL'nin hepsi bu ay çıktı.

Yıllık sigorta, peşin alınan abonelikler, toplu ödenen bakım sözleşmeleri de aynı mantıkla çalışır.

Kredi taksiti: kârı düşürmez, parayı düşürür

Mert espresso makinesini krediyle almıştı. Her ay ödediği taksitin anapara kısmı, yani faiz dışındaki asıl borç kısmı, gider sayılmaz. Çünkü bu para harcanmadı, borç kapatıldı.

Bu yüzden 10.000 TL'lik anapara kârı hiç değiştirmez, ama kasadan çıkar. Ekipman taksitleri de böyledir. Makine yıllarca çalışacağı için masrafı da yıllara yayılarak hesaba girer, oysa taksit bugün ödenir.

Patronun kasadan çektiği para

Mert evin ihtiyaçları için kasadan 10.000 TL almış. Bu da işletmenin gideri değildir, kârı azaltmaz. Ama kasa bunu çok net hisseder.

Birçok esnafın asıl sorunu burada başlar. "Kâr ediyorum" diye kasadan rahat çekilir, oysa o kârın bir kısmı müşteride, bir kısmı rafta, bir kısmı peşin kirada.

Toplayalım: 20.000 veresiye + 10.000 stok + 15.000 fazladan kira + 10.000 kredi + 10.000 Mert'in çektiği = 65.000 TL. Fark tam olarak bu.

İçerideki KDV ve vergi aslında sizin değil

Tabloyu KDV hariç yaptık, ama gerçek hayatta kasaya giren paranın içinde KDV de var. KDV'yi müşteriden siz toplarsınız, ama devlete ödemek için toplarsınız. Aldığınız mallarda ödediğiniz KDV'yi düşer, kalanını vergi dairesine yatırırsınız.

Yani kasa bugün olduğundan daha dolgun görünür. O paranın bir kısmı emanettir. Aynı şey kâr üzerinden ileride ödeyeceğiniz vergi için de geçerli. Bunu harcayıp beyanname zamanı gelince "bu kadar parayı nereden bulacağım" demek çok yaygın bir senaryodur.

Parayı kasada tutmak için 5 pratik adım

Alacaklarınızı takip edin. Kime ne kadar veresiye verdiğinizi, kimin ne zamandır ödemediğini bilin. Bunun en kolay yolu düzenli tutulan bir cari hesap, yani veresiye defteri. Nasıl tutulduğunu cari hesap nedir yazısında anlattık. Ödemesi geciken müşteriye kibarca ama zamanında hatırlatın.

Haftada bir nakit kontrolü yapın. Her pazartesi beş dakika ayırın: kasada ve bankada ne var, bu hafta ne girecek, ne çıkacak? Aylık bakmak çoğu zaman geç kalmak demektir. Haftalık bakınca sıkışmayı iki hafta önceden görürsünüz.

Bir vergi kumbarası açın. Ayrı bir banka hesabı açın, her tahsilatta KDV kısmını ve tahmini vergi payını oraya aktarın. Bu hesaba dokunmayın. Vergi zamanı geldiğinde para hazır olur, siz de rahat uyursunuz. Ne kadar ayırmanız gerektiğini mali müşavirinize bir kere sorun, sonra alışkanlık hâline getirin.

Vadeyi pazarlık edin. Müşteriden parayı mümkün olduğunca erken, tedarikçiye ise mümkün olduğunca geç ödemek nakit akışını rahatlatır. Tedarikçiye "30 gün vade verir misiniz?", düzenli müşteriye "ayda bir yerine iki haftada bir ödeyelim mi?" diye sormak çoğu zaman sandığınızdan kolaydır.

Stoğu şişirmeyin. "Toplu alırsam ucuz olur" cazip gelir, ama rafta bekleyen her mal kasada olmayan paradır. Ne kadar sattığınıza bakın ve buna yetecek kadar alın. Bozulan ya da modası geçen mal, para kaybının en sessiz hâlidir.

Bunları ayrı ayrı defterlerde, Excel'de ve banka uygulamasında takip etmek yorucudur. Yuhasibu gibi bir ön muhasebe programında alacaklarınızı, kasanızı ve banka hesaplarınızı tek ekranda görebilirsiniz. Kimin borcu var, kasada ne var sorusunun cevabı bir bakışta önünüze gelir.

Sık sorulan sorular

Kâr ediyorsam neden para sıkıntısı çekiyorum?

Çünkü kâr, paranın elinize geçip geçmediğine bakmaz. Veresiye satışlar, rafta bekleyen stok, peşin ödemeler, kredi taksitleri ve kasadan çektiğiniz para kârı değiştirmeden kasayı boşaltır.

Nakit akışı ne demek?

Paranın işletmenize ne zaman girip ne zaman çıktığının takibi. Kâr ne kazandığınızı gösterir, nakit akışı ise faturaları ödeyebilecek paranızın olup olmadığını.

Kredi taksiti gider sayılır mı?

Taksitin faiz kısmı gider olarak hesaba girer. Anapara kısmı ise borç ödemesidir, gider sayılmaz. Bu yüzden kârı azaltmaz ama kasadan çıkar.

Kasadan kendime para çekmek kârı düşürür mü?

Hayır. İşletme sahibinin kendine çektiği para işletmenin gideri değildir. Kâr aynı kalır, kasa azalır. Ne kadar çektiğinizi mutlaka not edin.

Vergi parasını nasıl kenara ayırırım?

En kolayı ayrı bir banka hesabı açmak ve her tahsilatta belli bir payı oraya aktarmak. Doğru oranı işinize göre mali müşavirinizle belirleyin.

Kısaca

• Kâr "ne kazandım", kasa "elimde ne var" sorusunun cevabıdır.
• Para çoğu zaman kaybolmaz: müşteride, rafta, peşin ödemede ya da sizin cebinizde bekler.
• Kredinin anapara taksiti ve kasadan çektiğiniz para kârı düşürmez, kasayı düşürür.
• Kasadaki KDV ve ileride ödenecek vergi sizin değildir, ayrı bir hesapta biriktirin.
• Haftada beş dakikalık nakit kontrolü, ay sonu sürprizlerinin çoğunu önler.

Bu yazı genel bir anlatımdır. Kendi işletmenizin durumu için mali müşavirinize danışın.