Cari Hesap Nedir, Nasıl Tutulur?

Bir işletmenin en çok sorulan sorusu şudur: Kimden ne kadar alacağım var, kime ne kadar borcum var? Bu sorunun cevabı cari hesaptadır.

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki bütün alışverişin tarih sırasıyla tutulduğu kayıttır. Kestiğiniz fatura, aldığınız ödeme, yaptığınız iade, hepsi o kişinin cari hesabına yazılır. Sonunda kalan rakama bakiye denir.

Cari hesap neden bu kadar önemli?

Nakit sıkıntısı yaşayan işletmelerin çoğu aslında para kazanıyordur. Sorun, kazandığı paranın müşterinin cebinde durmasıdır. Cari hesap düzgün tutulmazsa:

• Hangi müşterinin ne zamandan beri ödemediğini göremezsiniz.
• Tedarikçiye iki kez ödeme yapabilir ya da hiç yapmadığınız bir ödemeyi yapmış sanabilirsiniz.
• Müşteriyle "ben ödemiştim" tartışmasında elinizde belge olmaz.
• Mali müşaviriniz ay sonunda eksik bilgiyle çalışır.

Müşteri cari hesabı ve tedarikçi cari hesabı

Cari hesap iki yönlüdür.

Müşteri (alıcı) cari hesabı: Sattığınız malın ya da hizmetin karşılığında alacağınız parayı izler. Fatura kestiğinizde müşteri size borçlanır, ödeme yaptığında borcu azalır. Tekdüzen hesap planında bu hesabın karşılığı 120 Alıcılar hesabıdır.

Tedarikçi (satıcı) cari hesabı: Aldığınız malın ya da hizmetin karşılığında ödeyeceğiniz parayı izler. Tedarikçi size fatura kestiğinde siz ona borçlanırsınız, ödeme yaptığınızda borcunuz azalır. Hesap planındaki karşılığı 320 Satıcılar hesabıdır.

Bazı firmalar hem müşteriniz hem tedarikçiniz olabilir. Bu durumda iki hesabı ayrı ayrı tutmak, mahsuplaşmayı ise açıkça kayda geçirmek en temiz yoldur.

Bir cari hesap nasıl okunur?

Cari hesap ekstresi, hareketleri tarih sırasıyla gösteren bir tablodur. Basit bir müşteri örneği:

Kural basittir: bakiye = toplam borç − toplam alacak. Bu örnekte müşterinin size 8.000 TL borcu var.

Müşteri hesabında bakiye borç yönündeyse müşteri size borçludur. Alacak yönündeyse fazla ödeme yapmıştır ya da ona bir iade borçlusunuzdur.

Cari hesap nasıl tutulur? Adım adım

1. Her cari için bir kart açın

Kartta en az şunlar olmalı: unvan ya da ad soyad, vergi numarası ya da TC kimlik numarası, vergi dairesi, adres, telefon ve e-posta. Vergi numarası doğru olmazsa e-Fatura ve e-Arşiv faturada sorun çıkar.

2. Her hareketi aynı gün kaydedin

Fatura, tahsilat, ödeme, iade, çek ve senet. Ay sonuna bırakılan kayıt unutulur. Özellikle nakit tahsilatlar ve kısmi ödemeler kaybolmaya en açık kalemlerdir.

3. Vade tanımlayın

"30 gün vadeli" dediğiniz bir satışın vadesini karta yazın. Böylece ödemesi geciken müşteriyi, gecikme uzamadan görürsünüz.

4. Tahsilatı faturaya bağlayın

Müşteri 8.000 TL gönderdiğinde bunun hangi faturaların karşılığı olduğunu belirtin. Açık kalan faturayı ve yaşlandırmayı (0-30, 31-60, 61-90, 90+ gün) ancak böyle doğru görürsünüz.

5. Belli aralıklarla mutabakat yapın

Karşı tarafa "bizim kayıtlarımıza göre bakiyeniz şudur" diye yazıp onay isteyin. Yılda en az bir kez, büyük müşterilerle üç ayda bir yapılması iyi bir alışkanlıktır. Nasıl yapılacağını cari mutabakat yazımızda anlattık.

Sık yapılan hatalar

• Tahsilatı kasaya yazıp cariye yazmamak. Kasa doğru görünür ama müşteri hâlâ borçlu görünür.
• Aynı firmaya iki kart açmak. "ABC Ltd." ve "ABC Limited Şirketi" iki ayrı cari olur, bakiye ikiye bölünür. Vergi numarasıyla arama yapmak bunu önler.
• İadeyi ayrı kaydetmemek. Tutarı sessizce düşmek yerine iade faturası kesilmeli ve cariye işlenmelidir.
• Açılış bakiyesini unutmak. Yeni bir programa geçerken önceki bakiyeyi aktarmazsanız bütün cari hesaplar yanlış başlar.

Excel yeter mi?

Az sayıda müşteriyle Excel başlangıç için iş görür. Ama cari sayısı arttıkça fatura, tahsilat ve banka hareketlerini ayrı ayrı elle eşleştirmek hem zaman alır hem hataya açıktır. Ön muhasebe programları faturayı kestiğiniz anda cariyi borçlandırır, banka hareketini tahsilat olarak önerir ve ekstreyi tek tıkla verir.

Kısaca

Cari hesap, kimden ne alacağınızı ve kime ne borcunuz olduğunu gösteren kayıttır. Her hareketi aynı gün girin, vadeleri tanımlayın, tahsilatı faturaya bağlayın ve düzenli mutabakat yapın. Bu dört alışkanlık nakit sıkıntısının önemli bir kısmını baştan önler.